Διοικητικές Πράξεις

Γενικά

Η πορεία κάθε εργαζομένου σε μία εταιρεία ή έναν οργανισμό σηματοδοτείται μέσα από διάφορες πράξεις διοικητικού χαρακτήρα που περιγράφουν αλλαγές στα υπηρεσιακά χαρακτηριστικά των υπαλλήλων, στην εξέλιξή τους μέσα στον οργανισμό, κτλ και καθορίζουν μια ποικιλία χαρακτηριστικών του εργαζόμενου όπως τον ενεργό χρόνο υπηρεσίας του, μισθοδοτικά χαρακτηριστικά, συμβατικές υποχρεώσεις κτλ. 

Ανάλογα με τον τύπο της εταιρείας ή του οργανισμού το CloudHR δίνει την δυνατότητα προσδιορισμού των διοικητικών πράξεων που έχουν ενδιαφέρον για κάθε χρήστη/πελάτη και τα χαρακτηριστικά που θέλουν να έχει η πράξη αυτή. Για παράδειγμα αν μια εταιρεία υλοποιεί ένα σύστημα αξιολόγησης θα έχει ενδιαφέρον για αυτήν να καταγράφει τα αποτελέσματα μέσα από μια "οικογένεια" διοικητικών πράξεων που να αναφέρονται στην διαδικασία αξιολόγησης. Οι διοικητικές πράξεις μπορεί να αλλάξουν και να εμπλουτίζονται δυναμικά με την βοήθεια των διαχειριστών του CloudHR , για να ανταποκρίνονται στις εκάστοτε ανάγκες. 

Φορείς Δημοσίου

Οι φορείς του Δημοσίου ακολουθούν συγκεκριμένους κανόνες στην διαχείριση του προσωπικού που απασχολούν. Οι κανόνες αυτοί είναι ενιαίοι και αν και αλλάζουν συχνά, όλοι οι Φορείς υπόκεινται σε αυτούς όπως ισχύουν κάθε φορά.

Στην ομάδα του CloudHR παρακολουθούμε την νομοθεσία και έχουμε δημιουργήσει μια "οικογένεια" διοικητικών πράξεων που αντιστοιχούν στα κύρια "συμβάντα" στην υπηρεσιακή ζωή του εργαζόμενου, τα οποία και προτείνουμε σαν βάση για τους φορείς του Δημοσίου. 

Δομή των Διοικητικών Πράξεων

Μία διοικητική πράξη μπορεί να αποτελείται από 1 ή και περισσότερα από τα ακόλουθα στοιχεία

• Ημερομηνίες. Η συνηθέστερη ημερομηνία είναι η "ημερομηνία έναρξης ισχύος" που είναι η ημερομηνία από την οποία και μετά ισχύουν αυτά που περιγράφει μέσα η διοικητική πράξη. 
• Λίστες προεπιλεγμένων τιμών. Αναφέρονται σε χαρακτηριστικά που έχουν συγκεκριμένες τιμές όπως πχ (κατηγορίες εκπαίδευσης: ΥΕ, ΔΕ, ΤΕ, ΠΕ). Οι τιμές αυτές μπορεί να οριστούν ξεχωριστά από κάθε οργανισμό ανάλογα με τις ανάγκες του. 
• Ελεύθερο κείμενο. Χρησιμοποιείται συχνά για παρατηρήσεις, σημειώσεις κτλ..
• Αρχεία. Κάθε διοικητική πράξη μπορεί να συνοδευτεί από το αντίστοιχο ηλεκτρονικό αρχείο που την επικυρώνει. Για παράδειγμα τις διοικητικές πράξεις διορισμού μπορούμε να τις συνοδεύσουμε με το σχετικό ΦΕΚ σε μορφή pdf. Σε μία αναγνώριση πτυχίου σπουδών μπορούμε να επισυνάψουμε το πτυχίο, κ.ο.κ.

Εδώ είναι σημαντικό να σημειωθεί πως μέσα από τις λειτουργίες σύνδεσης των εργαζομένων μπορούμε να δώσουμε την δυνατότητα στους ίδιους τους εργαζόμενους να βλέπουν τα online δεδομένα τους και συμβάλουν στην καλύτερη και ορθότερη διαχείριση τους.

Στόχος μας μέσα από την δημιουργία και τον εμπλουτισμό των Διοικητικών Πράξεων είναι να έχουμε άνα πάσα στιγμή και για τον κάθε εργαζόμενο, ένα πλήρες διοικητικό ιστορικό συνοδευόμενο από τα αρχεία που το πιστοποιούν. 

Σχήμα: Χρονοδιάγραμμα διοικητικών πράξεων σε έναν εργαζόμενο

Παράγωγες πληροφορίες που αντλούνται μέσα από τις διοικητικές πράξεις

Με βάση τα δεδομένα που συλλέγονται μέσα τις διοικητικές πράξεις το CloudHR εφαρμόζει ειδικούς αλγορίθμους (άλλοτε πιο απλούς και άλλοτε πιο πολύπλοκους) για να εξάγει περαιτέρω πληροφορίες για τους εργαζόμενους. Για παράδειγμα για κάποιον που έχει διοικητική πράξη "Ανάληψης καθηκόντων" και δεν έχει σε μεταγενέστερη ημερομηνία καμία διοικητική πράξη "Αποχώρησης" μπορεί να εξαχθεί το συμπέρασμα ότι αυτός ανήκει στην ενεργή δύναμη του οργανισμού. 

Ανάλογες είναι και οι πληροφορίες που δίνουν την υπηρεσιακή κατάσταση του εργαζομένου σε κάποια δεδομένη χρονική στιγμή. 

Υλοποιώντας ανάλογους αλγορίθμους εξάγονται και πληροφορίες για την βαθμολογική και μισθολογική κατάταξη. Οι αλγόριθμοι αυτοί εμπλουτίζονται συνεχώς καθώς οι αλλαγές στους κανόνες και τους νόμους που διέπουν τον χώρο αυτό είναι πολυάριθμες. 

Όλα τα δεδομένα που αποθηκεύονται ή παράγονται από τις διοικητικές πράξεις μπορούν να εξαχθούν από το σύστημα μας σε αναφορές pdf ή xls, είτε απευθείας από την πλατφόρμα, είτε μετά από αίτημα στις διαχειριστές του HRCloud, με χρόνο απόκρισης περίπου 1 εργάσιμης μέρας. 

Οι βασικές διοικητικές πράξεις 

Ανάληψη καθηκόντων

Η Ημερομηνία έναρξης ισχύος στην "Ανάληψη καθηκόντων", καθορίζει από πότε ο συγκεκριμένος εργαζόμενος ανήκει στην δύναμη του οργανισμού. 

Κατάταξη σε βαθμό

Η πράξη της κατάταξης σε βαθμό εκτός από την ημερομηνία έναρξης ισχύος και τον βαθμό, περιέχει και το υπολειπόμενο χρόνο στον βαθμό (έτη, μήνες, μέρες) που υπολογίστηκε όταν έγινε η κατάταξη. 

Η πράξη της κατάταξης σε βαθμό μπορεί να χρησιμοποιηθεί για έλεγχο των δεδομένων του φακέλου ενός εργαζόμενου αλλά και για υπολογισμό επόμενων κατατάξεων ειδικά στις περιπτώσεις όπου δεν έχουν συγκεντρωθεί ακόμα πλήρεις φάκελοι για τους εργαζόμενους.

Κατάταξη σε κατηγορία, κλάδο, ειδικότητα

Τα πεδία της κατηγορίας, του κλάδου και της ειδικότητας μπορούν να προσαρμοστούν ανάλογα με τον τύπο των εργαζομένων που απασχολεί κάθε οργανισμός. 

Η πρώτη πράξη κατάταξης σε κατηγορία, κλάδο, ειδικότητα καταχωρείται μαζί με τον διορισμό του εργαζομένου. Από το ΦΕΚ διορισμού μπορούν να αντληθούν όλα τα σχετικά στοιχεία. 

Θα χρειαστεί να καταχωρήσουμε νέα κατάταξη σε κατηγορία, κλάδο, ειδικότητα σε ειδικές περιπτώσεις στην σταδιοδρομία ενός εργαζομένου όπως για παράδειγμα όταν αναγνωρίζεται ένα πτυχίο και από αυτήν την αναγνώριση προκύψει μία νέα κατάταξη (μετάταξη σε κλάδο). 

Χορήγηση μισθολογικού κλιμακίου

Στην χορήγηση μισθολογικού κλιμακίου καταγράφεται το μισθολογικό κλιμάκιο του εργαζομένου. Η διοικητική αυτή πράξη έχει σπουδαία επίδραση στον υπολογισμό της μισθοδοσίας του υπαλλήλου. 

Αποχώρηση-Παραίτηση υπαλλήλου

Με την διοικητική πράξη αποχώρησης υπαλλήλου, δηλώνουμε την αποχώρηση ή παραίτηση του εργαζόμενου από τον οργανισμό. Από την ημερομηνία έναρξης ισχύος που δηλώνουμε την αποχώρηση-παραίτηση και μετά, ο υπάλληλος μας εμφανίζεται ως ανενεργός πλέον στο μητρώο του  CloudHR.