Οδηγίες για την διασύνδεση αναρρωτικών αδειών.
Η διασύνδεση των αναρρωτικών αδειών έχει σαν στόχο δεδομένα αδειών που εισάγονται από το τμήμα προσωπικού να μεταφέρονται αυτόματα στο περιβάλλον του τμήματος μισθοδοσίας.
Για την αποστολή των δεδομένων υπεύθυνοι είναι οι χρήστες του συστήματος ΗR. Η αποστολή δημιουργεί ένα νέο στοιχείο στο σύστημα της Μισθοδοσίας το οποίο μπορεί στην συνέχεια η μισθοδοσία να το διαχειριστεί όπως κρίνει (να το αλλάξει, να το διαγράψει κτλ.)
Οι αλλαγές που μπορεί να κάνει το τμήμα μισθοδοσίας, σε καμία περίπτωση δεν επηρεάζουν την αρχική εγγραφή άδειας που βρίσκεται στο υποσύστημα του ανθρώπινου δυναμικού.
Κατά την μεταφορά, μεταφέρονται αποκλειστικά και μονο δεδομένα που σχετίζονται με την μισθολογική τακτοποιήση του εργαζομένου, και όχι έγγραφα ή παρατηρήσεις που έχουν να κάνουν με την χορήγηση της άδειας.
Αποστολή δεδομένων αναρωτικών αδειών από την καρτέλα του υπαλλήλου
ΒΗΜΑ 1 - Εισαγωγή και επεξεργασία αναρρωτικών αδειών (τμήμα προσωπικού)
Το τμήμα προσωπικού εισάγει και επεξεργάζεται κανονικά τα στοιχεία των αδειών του υπαλλήλου. Η δυνατότητα διασύνδεσης είναι διαθέσιμη μόνο για τις άδειες τύπου “Αναρρωτική Άδεια”.
ΒΗΜΑ 2 Αποστολή στην μισθοδοσία (τμήμα προσωπικού)
Για την αποστολή της άδειας στην μισθοδοσία πατάτε το μπλέ κουμπί “μισθοδοσία → “.
Mε την ολοκλήρωση της αποστολής στην μισθοδοσία η άδεια κλειδώνει και καμία παραπάνω αλλαγή δεν επιτρέπεται
Με την τοποθέτηση του cursor επάνω στην λέξη “Απεσταλμένη” μπορείτε να δείτε πληροφορίες σχετικά με την αποστολή.
ΒΗΜΑ 3 Προβολή στις αναρρωτικές άδειες ( τμήμα μισθοδοσίας )
Τα χαρακτηριστικά της άδειας που έχει αποσταλεί από το τμήμα προσωπικού θα εμφανίστούν στην λίστα με τις αναρρωτικές άδειες που διαχειρίζεται το τμήμα μισθοδοσίας. Η διαχείριση μπορεί να συνεχίσει κανονικά. Οποιαδήποτε αλλαγή (ή και διαγραφή) ΔΕΝ θα επηρεάσει την αρχική άδεια.
Με την τοποθέτηση του cursor επάνω στην ένδειξη “HR” μπορείτε να δείτε πληροφορίες σχετικά με την αποστολή.
Συγκεντρώτική αποστολή δεδομένων βραχυχρόνιων αδειών
Επιλέγετε από τα φίλτρα την κατηγορία των υπαλλήλων που θα επεξεργαστείτε και το διάστημα των αδειών που θέλετε να εμφανιστούν.
Επιλέξτε με τικ στο κουτάκι δεξιά, ποιες αναρρωτικές θέλετε να μεταφερθούν στο HR.
Πως αντιμετωπίζουμε την εμφάνιση σφαλμάτων κατά την μεταφορά.
Υπάρχουν περιπτώσεις κατά τις οποίες η μεταφορά δεν είναι δυνατή και το σύστημα θα ειδοποιήσει τον χρήστη με κάποιο μήνυμα σφάλματος.
Σε αυτή την περίπτωση θα πρέπει να δούμε κατα περίπτωση ποιες εγγραφές αδειών δεν πέρασαν.
Έστω στο παράδειγμά μας η νέα εικόνα είναι αυτη:
Βλέπουμε δηλαδή ότι η εγγραφή που δεν πέρασε είναι η δεύτερη. (15/06/2023). Για να δούμε περισσότερες λεπτομέρειες θα πρέπει να μεταβούμε στην καρτέλα του υπαλλήλου και να προσπαθήσουμε να κάνουμε από εκεί την μεταφορά.
Σε αυτή την περίπτωση θα μπορέσουμε να δούμε πιο συγκεκριμένα τον λόγο για την μη επιτυχή μεταφορά.
Το μήνυμα αυτό είναι ένα από τα μηνύματα που μπορεί να εμφανιστούν.
Το συγκεκριμένο σημαίνει ότι στο σύστημα της μισθοδοσίας υπάρχει ήδη καταχωρημένη μια εγγραφή που αναφέρεται σε αυτό το διάστημα άδειας. Γιαυτό και δεν επιτρέπεται μεταφορά.
Η εικόνα δηλαδή της μισθοδοσίας στο συγκεκριμένο παράδειγμα είναι αυτη