Ε11 Γνωστοποίηση στοιχείων ετήσιας κανονικής άδειας.

Σύμφωνα και με την Υπουργική Απόφαση Αριθμ. 40331/Δ1.13521/2019 :

4.23 Στο έντυπο Ε11 καταχωρίζονται τον Ιανουάριο κάθε έτους τα στοιχεία των εργαζομένων που έλαβαν την ετήσια άδεια και το επίδομα αδείας κατά το προηγούμενο ημερολογιακό έτος και έχουν καταχωρισθεί στο ειδικό Βιβλίο Αδειών.

Για την δημιουργία της κατάστασης γίνεται συλλογή όλων των εργαζόμενων που απασχολήθηκαν μέσα στο έτος αναφοράς με βάση την ημερομηνία ανάληψης και ημερομηνία αποχώρησης, με αφαίρεση μόνο των κατηγοριών που απασχολούνται με συμβάσεις που δεν αφορούν εργασία μισθωτών (π.χ. συμβάσεις έργου). 

Διαβάζεται από την διαχείριση αδειών ο αριθμός των δικαιούμενων αδειών στο έτος αναφοράς και ο αριθμός των ληφθεισών. 

Επίσης για τις αποδοχές μη ληφθείσας άδειας διαβάζονται από τις εκκαθαρισμένες αποζημιώσεις μη ληφθείσας άδειας όσες αφορούν στο έτος αναφοράς.

Η διαχείριση στο HRCloud γίνεται από την επιλογή στο κεντρικό μενού Εργάνη → Έντυπο Ε11

Open

Στην σελίδα που ανοίγει επιλέγουμε Δημιουργία.

Open

Για να γίνει η συλλογή των δεδομένων του πίνακα πληκτρολογούμε το έτος στο οποίο αφορούν οι κανονικές άδειες. π.χ. 2021 και πατάμε Συλλογή στοιχείων

Με την ολοκλήρωση της συλλογής θα παρουσιαστεί μια γραμμή στην αρχική σελίδα με κάποια συγκεντρωτικά στοιχεία συλλογής.

Για να έχουμε μια πρώτη εικόνα των δεδομένων που συλλέχθηκαν πατάμε πάνω στις ενδείξεις με μπλε χρώμα.

Τα Στοιχεία εργοδότη μας παρουσιάζουν τα στοιχεία που απαιτούνται για την ηλεκτρονική υποβολή του αρχείου για τον εργοδότη.

Πατώντας πάνω στον αριθμό των εργαζόμενων παρουσιάζεται ένας πίνακας με τα στοιχεία των εργαζόμενων που έχουν συλλεχθεί κι έχουμε μια πρώτη εικόνα του περιεχομένου το πίνακα.

Στον πίνακα μπορεί να γίνει ταξινόμηση με οποιοδήποτε στήλη πατώντας πάνω στην επιθυμητή κεφαλίδα. Επίσης στο πεδίο Αναζήτηση γίνεται αναζήτηση ότι πληκτρολογήσουμε σε κάθε στήλη του πίνακα.

Μετά την δημιουργία και την συλλογή των δεδομένων και για να κάνουμε έλεγχο των δεδομένων που έγιναν συλλογή επιλέγουμε Ενέργειες και στην συνέχεια Προβολή κατάσταση ελέγχου.

Η ενέργεια αυτή θα κατεβάσει στον περιηγητή μας ένα αρχείο excel που θα περιέχει τις αναλυτικές γραμμές για κάθε εργαζόμενο ώστε να προβούμε στους απαραίτητους ελέγχους ορθότητας.

Εφόσον προκύπτουν θέματα προς διόρθωση υπάρχουν οι εξής επιλογές :

Εάν αυτά τα θέματα αφορούν στο Μητρώο εραζόμενων ή στο μητρώο αδειών τότε μπορούμε να τα ενημερώσουμε στα αντίστοιχα μητρώα και να ξανακάνουμε Δημιουργία πίνακα Ε11.

Εάν αυτά τα θέματα αφορούν μόνο στον πίνακα Ε11 που θα υποβληθεί τότε από των πίνακα των εργαζόμενων επιλέγουμε το μολυβάκι και ανοίγει η φόρμα επεξεργασίας των σχετικών δεδομένων.

Πατάμε Επεξεργασία για να κάνουμε τις σχετικές διορθώσεις και Αποθήκευση για να αποθηκευτούν οι μεταβολές.

ΠΡΟΣΟΧΗ :

Πριν προχωρήσουμε σε οποιαδήποτε μεταβολή μέσα στον Πίνακα Ε11 πρέπει να έχουμε εξασφαλίσει ότι έχουν ολοκληρωθεί όλες οι μεταβολές στο Μητρώο εργαζόμενων και στο Μητρώο αδειών. Με κάθε δημιουργία και συλλογή εκ νέου δεδομένων αγνοούνται οι προηγούμενες συλλογές και μεταβολές.

Η ενημέρωση στον πίνακα Ε11 αφορά μόνο στον πίνακα και στα δεδομένα υποβολής και δεν ενημερώνει το Μητρώο εργαζόμενων και το Μητρώο αδειών.

Ενέργειες

Εκτός από την προβολή κατάστασης ελέγχου υπάρχουν οι επιλογές :

XML : επιλογή για το κατέβασμα του αρχείου μορφής xml με μορφή για την υποβολή στην ΕΡΓΑΝΗ

X : επιλογή για διαγραφή δεδομένων που έχουν γίνει συλλογή. Η ενέργεια αυτή θα βγάλει προειδοποίηση για επιβεβαίωση πριν εκτελεσθεί.

Προβολή κατάσταση ελέγχου : επιλογή για το κατέβασμα του αρχείου μορφής excel για τον έλεγχο των δεδομένων που έχουν συλλεχθεί.

Συμπληρωματικές πληροφορίες

Υπολογισμός αποδοχών αδείας

Για τον υπολογισμό των αποδοχών αδείας οφείλουμε να εφαρμόσουμε τον θεμελιώδη κανόνα που θεσπίζει ο Α.Ν. 539/45· Κατά τη διάρκεια της αδείας του, οφείλονται στον μισθωτό οι «συνήθεις αποδοχές», εκείνες δηλαδή που θα ελάμβανε ο μισθωτός εάν απησχολείτο στην επιχείρηση κατά τον αντίστοιχο χρόνο. Συνεπώς, ο μισθωτός θα δικαιούται αριθμό ημερομισθίων (αν αμείβεται με ημερομίσθιο) η αριθμό εικοστών πέμπτων του μισθού (αν αμείβεται με μηνιαίο μισθό) ανάλογο προς τις συνολικές ημέρες αδείας. Κάνουμε λόγο για ανάλογο και όχι για ίσο αριθμό ημερομισθίων (και εικοστών πέμπτων του μισθού) για τον εξής λόγο:

Σύμφωνα με τις γενικές διατάξεις της εργατικής νομοθεσίας, καθώς και με τις ειδικότερες διατάξεις για την κανονική άδεια των μισθωτών, το ημερομίσθιο (και το αντίστοιχο 1/25 του μηναίου μισθού) αντιστοιχεί σε 6,66 ώρες εργασίας (ήτοι 6 ώρες και 40 λεπτά). Το αυτό ισχύει όχι μόνο για τούς μισθωτούς με σύστημα εξαημέρου εργασίας αλλά και για τούς εργαζόμενους με σύστημα οκτάωρης πενθήμερης εργασίας. (Η ρύθμιση αυτή στηρίζεται στο άρθρο 6 της από 26-2-75 ΕΓΣΣΕ (ΔΕΝ 1975 σελ. 179 – εκυρώθη με τον Ν. 133/75) που προβλέπει ότι και οι μισθωτοί που απασχολούνται επί 5 ημέρες αλλά επί 8 ώρες ημερησίως (5Χ8=40 ώρες εβδομαδιαίως), καλύπτουν με την εργασία τούς (1 ώρα και 20 λεπτά επί πλέον των 6 ωρών και 40 λεπτών που αντιστοιχούν στο εξαήμερο) και την έκτη ημέρα της εβδομάδος).

Στις περιπτώσεις που εξετάζουμε εδώ, τόσο κατά την εκ περιτροπής εργασία, όσο και κατά την πλήρη πενθήμερη εργασία, το ημερήσιο ωράριο εργασίας ανέρχεται σε 8 ώρες. Συνεπώς ο υπολογισμός των αποδοχών αδείας σε τόσα ημερομίσθια, όσες είναι και οι ημέρες της ετήσιας κανονικής αδείας δεν ανταποκρίνεται στον κανόνα του Α.Ν. 539/45, καθώς για τη μία ημέρα άδειας δεν αντιστοιχεί ένα ημερομίσθιο, αλλά ένα ημερομίσθιο συν 1/5 του ημερομισθίου.

Επομένως για τον ακριβή υπολογισμό των αποδοχών αδείας, δεν είναι σωστό να εξισώνονται με τόσα ημερομίσθια όσα και οι ημέρες αδείας, αλλά με τα ημερομίσθια που προκύπτουν από τον αριθμό των ημερών αδείας προσαυξημένο κατά 1/5.  Εναλλακτικά, τα ημερομίσθια των αποδοχών αδείας θα ισούνται με τις ημέρες αδείας πολλαπλασιαζόμενες επί 1,2. Προκύπτουν οι τύποι: