Συνδρομητές

Από αυτή την ενότητα μπορείτε να εισάγετε τους συνδρομητές σας στην εφαρμογή, να ενημερώσετε την ατομική καρτέλα του συνδρομητή σας με όλα τα στοιχεία του και να διαχειριστείτε τις καρτέλες των συνδρομητών σας. Μέσω της καρτέλας του κάθε συνδρομητή σας μπορείτε να διαχειρίζεστε όλες τις Λογιστικές κινήσεις του (χρεώσεις, πληρωμές, εκπτώσεις κλπ.) καθώς και να ενημερώνετε το ιστορικό του.

Πως θα εισάγω ένα νέο συνδρομητή μου;

Για να εισάγετε ένα νέο συνδρομητή στην εφαρμογή:

1. Μεταβείτε στην ενότητα Συνδρομητές και επιλέξτε Εισαγωγή νέου συνδρομητή.

2. Στην Καρτέλα συνδρομητή που ανοίγει, συμπληρώστε τα στοιχεία του συνδρομητή σας στις υποενότητες Βασικά στοιχεία και Στοιχεία επικοινωνίας.

3. Από το σύνολο των στοιχείων που σας ζητούνται στην υποενότητα Βασικά Στοιχεία, τα υποχρεωτικά πεδία είναι:
   Επώνυμο - Όνομα: Συμπληρώνετε το όνομα του συνδρομητή. Κατάσταση
   λογαριασμού: Πρέπει να επιλέξτε ανάμεσα στις δύο καταστάσεις συνδρομητή, Ενεργός, Ανενεργός ή Διεγραμμένος.
   Διαβάστε παρακάτω περισσότερα σχετικά με το τι συμβαίνει όταν ορίζετε έναν συνδρομητή ως Ανενεργό και σε τι χρησιμεύει ο “Προγραμματισμός λήξης/έναρξης". Κατηγορία συνδρομητή: Σε αυτό το πεδίο εμφανίζονται όλες οι κατηγορίες που έχετε δημιουργήσει στην ενότητα Κατηγορίες συνδρομητών. Θα πρέπει να επιλέξετε σε ποια κατηγορία ανήκει ο συνδρομητής σας. Τα υπόλοιπα Βασικά στοιχεία και τα Στοιχεία επικοινωνίας μπορείτε να τα συμπληρώσετε όποτε θέλετε, ενώ όλα τα στοιχεία μπορείτε να τα επεξεργαστείτε όποτε θέλετε.

4. Επιλέξτε Αποθήκευση και Χρέωση για να ολοκληρωθεί η καταχώρηση του συνδρομητή.

Διαγραφή συνδρομητή

Για να διαγράψετε κάποιον συνδρομητή σας αρκεί να μεταβείτε στην καρτέλα του, στα βασικά στοιχεία και να πατήσετε το κόκκινο κουμπί στο κάτω μέρος της καρτέλας

Open

Το σύστημα θα σας βγάλει το ακόλουθο μήνυμα. Αν θέλετε να προχωρήσετε πατήστε “Οριστική διαγραφή”

Open

Αν έχετε δεχθεί πληρωμές από τον συνδρομητή δεν θα έχετε την δυνατότητα να τον διαγράψετε. Σε αυτή την περίπτωση το κουμπί δεν εμφανίζεται.

Για να απενεργοποιήσετε τον συνδρομητή μπορείτε να θέσετε την κατάσταση λογαριασμού του στο Ανενεργός.

Πρέπει να συμπληρώσω υποχρεωτικά το πεδίο “Παρεχόμενες υπηρεσίες”;

Όχι, δεν είναι υποχρεωτικό να προσθέσετε Παρεχόμενες υπηρεσίες σε έναν συνδρομητή. Μπορείτε να αφήσετε εντελώς κενό αυτό το πεδίο. Σε αυτήν την περίπτωση, όμως, δεν θα χρεώνονται αυτόματες χρεώσεις (μηνιαία ή ετήσια συνδρομή) στον συγκεκριμένο συνδρομητή. Μπορείτε πάντα να χρεώσετε μη-αυτόματες χρεώσεις που έχετε δημιουργήσει.

Εάν συμπληρώσετε το πεδίο Παρεχόμενες υπηρεσίες θα πρέπει να προσθέσετε την/τις Υπηρεσία/ίες των οποίων κάνει χρήση ο συγκεκριμένος συνδρομητής. Βάσει των Υπηρεσιών που θα προσθέσετε στο συγκεκριμένο πεδίο θα πραγματοποιείται η αυτόματη χρέωση στο συνδρομητή σας, μηνιαία ή ετησίως, ανάλογα με τον Τύπο συνδρομής που έχετε επιλέξει στην ενότητα Διαχείριση προφίλ.
Όταν συμπληρώσετε το πεδίο "Παρεχόμενες υπηρεσίες", η εφαρμογή θα σας ενημερώνει εάν έχετε τιμολογήσει το συγκεκριμένο συνδυασμό Κατηγορίας συνδρομητή - Υπηρεσίας/ών:

• Εάν έχετε τιμολογήσει, η εφαρμογή θα εμφανίσει αυτόματα τη σχετική εγγραφή που έχετε κάνει στον Τιμοκατάλογο με το κόστος Εγγραφής - Συνδρομής.

• Εάν δεν έχετε τιμολογήσει, θα πρέπει να μεταβείτε στην ενότητα Τιμοκατάλογος ώστε να τιμολογήσετε και να μπορέσετε να χρεώσετε το συνδρομητή σας.

Πως θα κάνω μαζική εισαγωγή συνδρομητών;

Η εφαρμογή σας δίνει τη δυνατότητα να κάνετε μαζική εισαγωγή συνδρομητών, εφ’ όσον έχετε τα βασικά στοιχεία των μελών σας σε ηλεκτρονική μορφή. Για να εισάγετε πολλούς συνδρομητές, θα πρέπει να δημιουργήσετε ένα excel αρχείο με τα στοιχεία των συνδρομητών/μελών σας που θα ακολουθεί μια συγκεκριμένη μορφή. Προκειμένου να δημιουργήσετε το αρχείο με σωστές προδιαγραφές και να εισάγετε τα μέλη σας θα πρέπει να κατεβάσετε και να συμπληρώσετε τα στοιχεία των συνδρομητών σας στο template αρχείο που θα βρείτε στην εφαρμογή. Για υλοποιήσετε τη διαδικασία της μαζικής εισαγωγής συνδρομητών:

1. Από την ενότητα Συνδρομητές, επιλέξτε Εισαγωγή συνδρομητών από αρχείο

2. Στο πλαίσιο που θα σας ανοίξει θα βρείτε το template αρχείο που πρέπει να δημιουργήσετε, μαζί με αναλυτικές οδηγίες για να το αποθηκεύσετε και να κάνετε εισαγωγή των στοιχείων στην εφαρμογή

Τι συμβαίνει όταν καταχωρώ έναν συνδρομητή ως “Ανενεργό”;

Όταν προσδιορίζετε έναν συνδρομητή σας ως "Ανενεργό":

• Παύουν όλες οι αυτόματες χρεώσεις που έχετε ορίσει, π.χ. αυτόματη χρέωση μηνιαίας συνδρομής.

• Για όσο διάστημα ο συνδρομητής παραμένει Ανενεργός δεν μπορείτε να πραγματοποιήσετε καμία λογιστική κίνηση χρέωσης ή πληρωμής, καθώς η υποενότητα Κινήσεις στην Καρτέλα συνδρομητή παραμένει κλειδωμένη.

Σε τι χρησιμεύει ο “προγραμματισμός λήξης/έναρξης”;

Στην Καρτέλα συνδρομητή, από το πεδίο Προγραμματισμός έναρξης/λήξης έχετε τη δυνατότητα να ορίζετε το χρονικό διάστημα για το οποίο ένας συνδρομητής σας θα παραμείνει Ενεργός ή Ανενεργός.

• Όταν η τρέχουσα κατάσταση του συνδρομητή σας είναι "Ενεργός", μπορείτε να συμπληρώσετε την ημερομηνία στην οποία επιθυμείτε να γίνει "Ανενεργός".

• Όταν η τρέχουσα κατάσταση του συνδρομητή σας είναι "Ανενεργός", μπορείτε να συμπληρώσετε την ημερομηνία στην οποία επιθυμείτε να γίνει "Ενεργός".

Τις ημερομηνίες προγραμματισμένης έναρξης/λήξης, για όσους συνδρομητές έχετε ορίσει, μπορείτε να τις παρακολουθείτε στη συγκεντρωτική λίστα στην ενότητα Συνδρομητές.
Επίσης, η εφαρμογή θα σας ενημερώνει καθημερινά για τις προγραμματισμένες ενάρξεις ή λήξεις των επόμενων 48 ωρών, εφ’ όσον υπάρχουν κάποιες.

Πως θα προσθέσω μια νέα κίνηση χρέωσης ή πληρωμής στους συνδρομητές μου;

Για να χρεώσετε οποιαδήποτε μη-αυτόματη κίνηση χρέωσης, καθώς και οποιαδήποτε πληρωμή θα πρέπει να μεταβείτε στην Καρτέλα συνδρομητή, στην υποενότητα Κινήσεις.

1. Κάνοντας κλικ στην Επιλογή κίνησης θα σας ανοίξει μια λίστα με όλες τις χρεώσεις και πληρωμές που μπορείτε να επιλέξετε. Επιλέγετε την κίνηση που επιθυμείτε να καταχωρήσετε στο συνδρομητή σας.

2. Επιλέγετε το έτος στο οποίο πραγματοποιήθηκε η Κίνηση.

3. Συμπληρώνετε το πεδίο με το ποσό που θα χρεωθεί ή θα πιστωθεί στην καρτέλα συνδρομητή.

4. Συμπληρώνετε (προαιρετικά) το πεδίο με την Αιτιολογία.

5. Ορίστε ημερομηνία, κατά την οποία πραγματοποιήθηκε η κίνηση. Εάν δεν ορίσετε ημερομηνία, η εφαρμογή θα καταχωρήσει αυτόματα την τρέχουσα ημερομηνία.

6. Επιλέξτε Εκτέλεση κίνησης για να αποθηκευτεί η κίνηση.

Πως θα διορθώσω κάποια λάθος κίνηση χρέωσης ή πληρωμής;

Μπορείτε να διορθώσετε τις χρεώσεις και τις πληρωμές που καταχωρήσατε εκ παραδρομής σε κάποιον συνδρομητή σας.
Για να διορθώσετε μια λάθος χρέωση:

1. Κάνετε κλικ πάνω στην Επιλογή κίνησης και επιλέξτε την κίνηση του Αντιλογισμού.

2. Συμπληρώστε το ποσό που χρεώσατε εκ παραδρομής και θέλετε να αφαιρεθεί.

3. Συμπληρώστε την αιτιολογία του Αντιλογισμού (προαιρετικά).

4. Ορίστε την ημερομηνία (προαιρετικά).

5. Επιλέξτε Εκτέλεση κίνησης για να αποθηκευτεί η κίνηση.

Για να διορθώσετε μια λάθος πληρωμή:
Όταν καταχωρείτε πληρωμές, δημιουργούνται αυτόματα από την εφαρμογή παραστατικά για κάθε πληρωμή. Γι’ αυτό το λόγο, όταν γίνεται κάποιο λάθος στην καταχώρηση μιας πληρωμής, θα πρέπει να ακυρωθεί συνολικά η συγκεκριμένη πληρωμή μαζί με το παραστατικό που αντιστοιχεί και να καταχωρηθεί εκ νέου, με το σωστό ποσό.
Για να ακυρώσετε μια πληρωμή:

1. Επιλέξτε Ακύρωση πληρωμής από την υποενότητα Κινήσεις.

2. Συμπληρώστε το πεδίο με τον Αριθμό παραστατικού και (προαιρετικά) τη Σημείωση ακύρωσης.

3. Επιβεβαιώστε, επιλέγοντας Ακύρωση πληρωμής.

Όλες οι πληρωμές που έχετε ακυρώσει θα συνεχίσουν να εμφανίζονται στην καρτέλα των Κινήσεων του συνδρομητή, με κόκκινο χρώμα και με την ένδειξη “Άκυρο”.