Οι λειτουργίες της ΑΠΔ

Οι λειτουργίες που σχετίζονται με την ΑΠΔ παρέχουν ένα ολοκληρωμένο σύστημα διαχείρισης που επιτρέπει

την άντληση στοιχείων από τις μισθοδοσίες του PaySlip
την εισαγωγή στοιχείων από εξωτερικά αρχεία ΑΠΔ
την επεξεργασία όλων των πληροφοριακών στοιχείων των ΑΠΔ που βρίσκονται αποθηκευμένα στο σύστημα
την εξαγωγή αναφορών και αρχείων βασισμένα αποκλειστικά στα δεδομένα των ΑΠΔ.

Διαχείριση ΑΠΔ

Η πρόσβαση για την διαχείριση των ΑΠΔ κάθε μήνα πραγματοποιείται από το κεντρικό μενού και την επιλογή :

Στην επόμενη οθόνη εμφανίζονται οι επιλογές συλλογής των δεδομένων για την ΑΠΔ.

Σε περίπτωση που δεν έχει δημιουργηθεί καμμία ΑΠΔ παρουσιάζεται η εξής εικόνα :

Σε περίπτωση που υπάρχουν ΑΠΔ τότε παρουσιάζονται, με πρώτη την πιο πρόσφατη, οι ΑΠΔ που έχουν δημιουργηθεί :

Επιλογές Διαχείρισης ΑΠΔ

Δημιουργία αρχείου

Για την ολοκλήρωση των διαδικασιών εξαγωγής του αρχείου της ΑΠΔ (CSL01) απαιτούνται οι εξής διαδικασίες :

Δημιουργία αρχείου / Συλλογή δεδομένων
Έλεγχος ορθότητας
Διορθώσεις / Μεταβολές
Δημιουργία αρχείου
Αναφορές

Πιο αναλυτικά :

1. Δημιουργία αρχείου / Συλλογή δεδομένων

Πατώντας στην επιλογή 'Δημιουργία' εμφανίζεται η φόρμα:

Σε αυτή τη φόρμα επιλέγουμε τον μήνα, την κατηγορία των μισθοδοτούμενων και τέλος ποιες κατηγορίες μισθοδοσίας που θα συμπεριληφθούν στην ΑΠΔ. Τον τύπο της ΑΠΔ και αν θα είναι ΑΠΔ Δημοσίου ή Κοινών επιχειρήσεων. Εφόσον περαστούν οι επιλογές επιλέγετε 'Συλλογή στοιχείων'.

Η Συλλογή στοιχείων θα μαζέψει όλα τα δεδομένα από τις εκκαθαρίσεις που έχουν γίνει στο PaySlip με τις παραμέτρους που ορίστηκαν. Με την ολοκλήρωση της διαδικασίας παρουσιάζεται η φόρμα :

Από εδώ προχωράμε στον έλεγχο των δεδομένων που συλλέχθηκαν.

2. Έλεγχος ορθότητας / Αναφορές ΑΠΔ

Ο έλεγχος ορθότητας των δεδομένων γίνεται με την πρόσβαση στις αναφορές της ΑΠΔ. Έκτος από τον έλεγχο στα σύνολα των εισφορών του μήνα από την αναλυτική ΑΠΔ μπορείτε να δείτε και τις αναλυτικές εγγραφές εφόσον είναι απαραίτητο.

Επιλογές προβολής :

Η προβολή HTML παρουσιάζει στην οθόνη τα περιεχόμενα της ΑΠΔ όπως παρουσιάζονταν με την παλαιότερη έκδοση του PaySlip.

Η προβολή PDF παρουσιάζει την ΑΠΔ αναλυτικά στη νέα μορφή.

Η προβολή του συνοδευτικού εντύπου παρουσιάζει το συνοδευτικό έντυπο που περιέχει τα σύνολα της ΑΠΔ και με τη μορφή που απαιτείται για προσκόμιση στο ΕΦΚΑ (τ. ΙΚΑ) για μη ηλεκτρονικές υποβολές.

Η προβολή κατάσταση ελέγχου κατεβάζει αρχείο excel με τα αναλυτικά στοιχεία ανά ασφαλισμένο και τύπο αποδοχών. Χρησιμοποιώντας τα φίλτρα έχετε επιπλέον δυνατότητες ελέγχου και διασταύρωσης.

Στις επιλογές διαχείρισης με την επιλογή του μεγεθυντικού φακού μπορείτε να έχετε μια εικόνα των δεδομένων σας για τον έλεγχο και την αναζήτηση στην ΑΠΔ.

Συμπληρώνοντας στοιχεία στα κουτάκια κάτω από τις στήλες μπορείτε να κάνετε αναζήτηση και να περιορίσετε τα αποτελέσματα. πχ. Μπορεί να παρουσιαστούν όσοι έχουν το πακέτο 101 ή έχουν μια συγκεκριμένη ειδικότητα, ΚΑΔ, ακόμα και συγκεκριμένο ποσό.

3. Διορθώσεις / Μεταβολές

Για να διορθώσετε μια εγγραφή της ΑΠΔ, που δεν μπορεί να διορθωθεί από την εκκαθάριση του μισθοδοτούμενου, ακολουθείτε τα παρακάτω βήματα.

Από τη Διαχείριση ΑΠΔ επιλέγετε των αριθμό των ασφαλισμένων.

Στη συνέχεια παρουσιάζεται λίστα με τους ασφαλισμένους και το πλήθος των εγγραφών τους.

Στη στήλη Παρατηρήσεις αναφέρονται τυχόν στοιχεία από το Μητρώο που δεν έχουν καταχωρηθεί για τον ασφαλισμένο όπως για παράδειγμα (Ημ. Γέννησης, ΑΦΜ, ΑΜΚΑ, ΑΜ ΙΚΑ κλπ.). Η διόρθωση των συγκεκριμένων γίνεται από την καρτέλα του ασφαλισμένου στο Μητρώο. Έχετε πρόσβαση πατώντας στο όνομα του ασφαλισμένου.

Για να διορθώσετε στοιχεία που αφορούν την ασφάλιση στην ΑΠΔ (Αποδοχές, Εισφορές, ΚΠΚ κλπ.) πατάτε στον 'Αριθμό στοιχείων ασφάλισης'

Στο παράδειγμά ο ασφαλισμένος έχει δύο πακέτα κάλυψης. Πατώντας στο μολυβάκι κάνετε διόρθωση στα στοιχεία του. Στην δεύτερη εγγραφή θα γίνει καταχώρηση στον ΚΑΔ.

και Αποθήκευση.

4. Δημιουργία αρχείου

Αφού έχει ολοκληρωθεί ο έλεγχος και έχουν πραγματοποιηθεί οι απαραίτητες μεταβολές μπορεί να γίνει η δημιουργία του αρχείου CSL01 για την υποβολή στον αρμόδιο φορέα από την επιλογή Διαχείριση ΑΠΔ.

με την επιλογή CSL01 γίνεται η δημιουργία του αρχείου. Η αποθήκευση του θα γίνει στην προεπιλεγμένη (default) από τον φυλλομετρητή (browser) σας θέση για τις λήψεις αρχείων (downloads). Αν κάποιο βασικό στοιχείο ασφάλισης δεν έχει ενημερωθεί (ΑΜΚΑ, ΑΜΑ, Ειδικότητα, Ημερομηνία γέννησης κλπ) θα παρουσιαστεί μήνυμα λάθους για τη διόρθωση και δεν θα ολοκληρωθεί η δημιουργία του αρχείου μέχρι να γίνει η μεταβολή.

5. Αναφορές

Οι επιλογές για τις αναφορές βρίσκονται στις Επιλογές προβολής :

Η προβολή HTML παρουσιάζει στην οθόνη τα περιεχόμενα της ΑΠΔ όπως παρουσιάζονταν με την παλαιότερη έκδοση του PaySlip.

Η προβολή PDF παρουσιάζει την ΑΠΔ αναλυτικά στη νέα μορφή.

Η προβολή του συνοδευτικού εντύπου παρουσιάζει το συνοδευτικό έντυπο που περιέχει τα σύνολα της ΑΠΔ και με τη μορφή που απαιτείται για προσκόμιση στο ΕΦΚΑ (τ. ΙΚΑ) για μη ηλεκτρονικές υποβολές.

Η προβολή κατάσταση ελέγχου κατεβάζει αρχείο excel με τα αναλυτικά στοιχεία ανά ασφαλισμένο και τύπο αποδοχών. Χρησιμοποιώντας τα φίλτρα έχετε επιπλέον δυνατότητες ελέγχου και διασταύρωσης.

6. Εισαγωγή αρχείου

Υπάρχει η δυνατότητα να φορτώσετε στο σύστημα PaySlip αρχεία CSL01 ΑΠΔ προηγούμενων μηνών που έχουν εξαχθεί από το PaySlip με την επιλογή Εισαγωγή αρχείου .Πατώντας στην επιλογή παρουσιάζεται η φόρμα :

Με το Επιλογή αρχείου Επιλέγεται από το δίσκο το αρχείο που θα φορτωθεί. Με την επιλογή Αποθήκευση φορτώνονται τα περιεχόμενα του αρχείου στο PaySlip. Αν προκύψει κάποιο πρόβλημα θα παρουσιαστεί μήνυμα λάθους.

7. Βεβαίωση εργοδότη

Η εκτύπωση της αναφοράς Βεβαίωση εργοδότη για τις εισφορές ΑΠΔ ΕΦΚΑ του ασφαλισμένου γίνεται από τις επιλογές αριστερά της ατομικής καρτέλα του μισθοδοτούμενου.

Επιλέγετε Αναφορές και σας παρουσιάζονται οι Παράμετροι εκτύπωσης ατομικών Αναφορών.

Στη νέα φόρμα που παρουσιάζεται επιλέγετε την περίοδο της αναφοράς σε μήνες "Από... Έως και..." και πατώντας το κουμπί PDF εμφανίζεται η αναφορά.

8. Επιλογές κατάστασης ΑΠΔ

Οι επιλογές κατάστασης ΑΠΔ παρουσιάζονται αριστερά στη γραμμή του κάθε μήνα της ΑΠΔ .

Η κάθε επιλογή ανταποκρίνονται στις εξής λειτουργίες :

: Δημιουργία ηλεκτρονικού αρχείου ΑΠΔ με τα στοιχεία που έχουν συλλεχθεί. Μπορεί να δημιουργηθεί πάνω από μία φορά. Το αρχείο αποθηκεύεται στην προεπιλεγμένη (default) από τον φυλλομετρητή (browser) σας θέση για τις λήψεις αρχείων (downloads). Αν κάποιο βασικό στοιχείο ασφάλισης δεν έχει ενημερωθεί (ΑΜΚΑ, ΑΜΑ, Ειδικότητα, Ημερομηνία γέννησης κλπ.) θα παρουσιαστεί μήνυμα λάθους για τη διόρθωση και δεν θα ολοκληρωθεί η δημιουργία του αρχείου μέχρι να γίνει η μεταβολή.

: Μπορείτε αφού έχει υποβληθεί με επιτυχία η ΑΠΔ να το ορίσετε στο σύστημα διαχείρισης ΑΠΔ. με την επιλογή παρουσιάζεται το μήνυμα :

Επιλέγοντας έχει υποβληθεί, οριστικοποιείται η ΑΠΔ και δεν έχετε πλέον κανένα δικαίωμα μεταβολής ή διαγραφής. Για κάθε ΑΠΔ που έχει οριστεί υποβεβλημένη παρουσιάζεται η ένδειξη αριστερά στη γραμμή κάθε μήνα :

: Αποδεικτικό υποβολής ΑΠΔ. Μπορείτε να ανεβάζετε (upload) για κάθε υποβεβλημένη ΑΠΔ το αποδεικτικό υποβολής της σε μορφή pdf. Με την επιλογή εμφανίζεται φόρμα φόρτωσης του αρχείου.

με το Choose file από επιλέγεται από την φόρμα της εξερεύνησης αρχείων (file explorer) το αρχείο του αποδεικτικού το οποίο φορτώνεται και συνδέεται με τη συγκεκριμένη ΑΠΔ ώστε να έχετε πρόσβαση από το PaySlip σε όλα τα στοιχεία που συνδέονται με την συγκεκριμένη ΑΠΔ. Εφόσον το ανεβάσετε θα μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε αυτό από την ίδια φόρμα και την επιλογή . Αν δεν έχετε επιλέξει το σωστό αρχείο μπορείτε να το διαγράψετε και να το αντικαταστήσετε με το σωστό.

: Σχόλια και παρατηρήσεις που αφορούν στην ΑΠΔ.

: Επεξεργασία χαρακτηριστικών της ΑΠΔ. Όχι του περιεχομένου των εισφορών.

: Διαγραφή όλου του περιεχομένου της συγκεκριμένης ΑΠΔ.

Για πληροφορίες σχετικά με την κωδικοποίηση της ΑΠΔ μπορείτε να δείτε εδώ : ΕΦΚΑ-ΙΚΑ και AΠΔ