Δημιουργία και υποβολή μιας ΑΠΔ - Ένα παράδειγμα
Σε αυτή την ενότητα θα δούμε ένα πλήρες παράδειγμα για την δημιουργία και υποβολή του αρχείου ΑΠΔ στο ΕΦΚΑ (ΙΚΑ).
Εισαγωγικά
Το αρχείο ΑΠΔ είναι ένα αρχείο που υποβάλεται από τους εργοδότες στον ΕΦΚΑ (ΙΚΑ) και αναφέρει πόσες ασφαλιστικές εισφορές αντιστοιχούν σε κάθε εργαζόμενο για έναν συγκεκριμένο μήνα.
Τι χρειάζεται να έχετε για να κάνετε την υποβολή:
- Τις καταστάσεις της μισθοδοσίας του μήνα για τον οποίο θέλετε να υποβάλετε την ΑΠΔ
- Τους κωδικούς του λογαριασμού του εργοδότη σας για το ΕΦΚΑ (ΙΚΑ) username και password.
Δημιουργούμε την ΑΠΔ
Το πρώτο βήμα είναι να δημιουργήσουμε την ΑΠΔ για τον μήνα που θέλουμε. Στο PaySlip έχουμε ήδη εισάγει όλα τα στοιχεία εκείνα που θα μπουν στην ΑΠΔ όπως ΑΦΜ, Κωδικούς Ειδικότητας, ΑΜΚΑ, ΚΑΔ κτλ...
- Από το μενου της εταιρείας στο ΑΠΔ --> Διαχείριση ΑΠΔ
- Πατάμε το κουμπί Δημιουργία
- Επιλέγουμε Διάστημα (Μήνας, Έτος).
- **στην συνηθισμένη περίπτωση οι υπόλοιπες επιλογές μένουν ως έχουν
- Πατάμε το κουμπί Συλλογή Στοιχείων
Το αποτέλεσμα είναι ότι δημιουργείται μία ΑΠΔ τα κύρια χαρακτηριστικά της οποίας φαίνονται στην γραμμή του πίνακα (περισσότερα)
Αντιπαραβολή με τα στοιχεία της μισθοδοτικής κατάστασης και έλεγχος αποτελεσμάτων
Πάντα πριν υποβάλλει ο εκκαθαριστής/λογιστής το αρχείο ΑΠΔ, πρέπει να κάνει έναν τυπικό έλεγχο για το αν τα στοιχεία της ΑΠΔ συμφωνούν με τα στοιχεία της μισθοδοσίας και κατα συνέπεια με το ποσό που έχουμε αποδόσει στο ΙΚΑ. Ειδικά στην περίπτωση του Δημοσίου όπου η ΑΠΔ υποβάλλεται 3 μήνες αφού έχει εκκαθαριστεί η μισθοδοσία ο έλεγχος είναι επιβεβλημένος.
Για να ελέγξουμε τα στοιχεία της ΑΠΔ τυπώνουμε την συγκ
- Από το μενού της εταιρείας στο Αναφορές–> Μισθοδοτικές καταστάσεις
- Επιλέγουμε το αντίστοιχο Διαστημα Εκκαθάρισης
- **στην συνηθισμένη περίπτωση οι υπόλοιπες επιλογές μένουν ως έχουν
- Κύριες μισθοδοτικές καταστάσεις --> Μισθοδοτική κατάσταση --> Oριστικοποιημένες -->
- Στην μισθοδοτική κατάσταση που θα ανοίξει κάνουμε scroll στην προ-τελευταία σελίδα και εντοπίζουμε τα ποσά που αντιστοιχούν στις εισφορές ΕΦΚΑ (ΑΠΔ)
- Ελέγχουμε αν συμφωνούν τα ποσά στην ΑΠΔ με τα ποσά στην μισθοδοτική κατάσταση.
Είμαστε έτοιμοι! Τα ποσά συμφωνούν και μπορούμε να προχωρήσουμε στην υποβολή του αρχείου στο online σύστημα του ΕΦΚΑ (ΙΚΑ).
Υποβολή αρχείου ΑΠΔ στο ΙΚΑ-ΕΦΚΑ
Το τελευταίο βήμα μας είναι να "ανεβάσουμε" το αρχείο της ΑΠΔ στο ΙΚΑ-ΕΦΚΑ.
Το αρχείο της ΑΠΔ είναι ενα ειδικά κωδικοποιημένο text αρχείο που περιέχει με συγκεκριμένη μορφή όλα τα στοιχεία της ΑΠΔ. Το αρχείο αυτό δημιουργείται από το PaySlip.
Κάτι περίεργο: Το σύστημα του ΙΚΑ-ΕΦΚΑ είναι φτιαγμένο έτσι ώστε να δέχεται μόνο αρχεία που έχουν το ονομα CSL01. Γι αυτό και το αρχείο ΑΠΔ συχνά αναφέρεται και ως αρχείο CSL01. Ετσι ότι σύστημα ονοματολογίας και να χρησιμοποιείτε για να αποθηκεύετε τα αρχεία σας (πχ CSL01_IAN_2018, κ.ο.κ.) να φροντίζεται πάντα πριν προσπαθήσετε να ανεβάσετε το αρχείο στο ΙΚΑ-ΕΦΚΑ να το μετονομάσετε σε CSL01 . (χωρίς καμία επέκταση .txt , . doc κ.τ.λ.)
Κατεβάζουμε το αρχείο CLS01 στο υπολογιστή μας
- από το μενου της εταιρείας στο ΑΠΔ --> Διαχείριση ΑΠΔ
- στην γραμμή με την ΑΠΔ που θέλουμε, στις Ενέργειες --> πατάμε τον γαλάζιο σύνδεσμο CSL01
- το αρχείο "κατεβαίνει" στον υπολογιστή μας και μπορούμε να το βρούμε συνήθως στον φάκελο Downloads (Λήψεις)
Ανεβάζουμε το αρχείο CLS01 στο ΙΚΑ-ΕΦΚΑ
Από αυτό το σημείο το παραδείγματος φεύγουμε από το περιβάλλον του PaySlip και αναφερόμαστε στο περιβάλλον του ΕΦΚΑ-ΙΚΑ. Μπορεί στο μέλλον να υπάρξουν αλλαγές στο online σύστημα του ΕΦΚΑ, αλλά ελπίζουμε σε γενικές γραμμές οι πληροφορίες που σας δίνουμε να είναι χρήσιμες.
- Απο τον browser μας (Chrome, Explorer, Mozilla, κτλ ) πάμε στην σελίδα του ΙΚΑ-ΕΦΚΑ
- Κάνουμε login τα στοιχεία του ΙΚΑ μαςΚωδικός χρήστη : το login μας
Συνθηματικό: το password μας
Είσοδος - Απο τις επιλογές διαλέγουμε τις Ενέργειες
- Πατάμε Δημιουργία Περιόδου Υποβολής
- Επιλέγουμε:
- Τύπος Δήλωσης: Κανονική
- Μέθοδος Υποβολής: Αποστολή Αρχείου
- Περίοδος Υποβολής Από: 12/2018
- Περίοδος Υποβολής Έως: 12/2018
- Πατάμε το κουμπί Συνέχεια
- Επιλέγουμε Προσωρινή Φύλαξη
- Πατάμε το +
- --Ανέβασμα
- Μας βγάζει μήνυμα Ανέβηκε επιτυχώς
- Στον πίνακα στην στήλη Ενέργειες Πατάμε το Υποβολή
- Οταν η κατασταση αλλάξει σε Υποβολή σημαίνει πώς έχουμε υποβάλλει με επιτυχία την ΑΠΔ μας στο ΙΚΑ-ΕΦΚΑ.
- Τώρα μπορούμε να εκτυπώσουμε αρχεία και αποδεικτικά και από το site του ΕΦΚΑ-ΙΚΑ, ανάλογα με τις διαδικασίες που ακολουθεί ο οργανισμός/εταιρεία μας.
ΤΕΛΟΣ!