1. Πρωτόκολλο

Αφού ο χρήστης συμπληρώσει το username και password πατάει το Login και αν είναι σωστά τα διαπιστευτήρια τότε εισέρχεται στο σύστημα και παρουσιάζεται η παρακάτω οθόνη εάν ο χρήστης έχει τον ρόλο της «Γραμματείας» ή του «Διαχειριστή Φορέα».

Open

Από την οθόνη αυτή γίνονται οι παρακάτω εργασίες:

• Παραμετροποίηση και διαχείριση όλων των βοηθητικών αρχείων και πινάκων

• Η πρωτοκόλληση των εγγράφων

• Η διαβίβαση των εγγράφων στους παραλήπτες

• Λοιπές βοηθητικές εργασίες

1.1. Παραμετροποίηση και διαχείριση όλων των βοηθητικών αρχείων και πινάκων

Στην κάτω γραμμή της κύριας επιλογής παρουσιάζονται τα παρακάτω buttons

Open

1.1.1.       Επιλογές Χρήστη

Ο κάθε χρήστης μπορεί να διαμορφώσει το περιεχόμενο της κύριας επιλογής Πρωτόκολλο τσεκάροντας στην παρακάτω οθόνη τα πεδία τα οποία πρέπει να παρουσιάζονται στην οθόνη.

Με τις Επιλογές λίστας καθορίζει ο χρήστης ποια πεδία πρέπει να παρουσιάζονται σε κάποιες λίστες εγγράφων.

Στις Άλλες επιλογές ο χρήστης καθορίζει τον τρόπο λειτουργίας του πρωτοκόλλου , τις προκαθορισμένες επιλογές και άλλες παραμέτρους.

Ο Χρήστης μπορεί να καθορίζει ελεύθερα τις επιλογές του, να τις αλλάζει γνωρίζοντας ότι οι επιλογές αυτές καθορίζουν τον τρόπο λειτουργίας για αυτόν τον ίδιο και όχι για τους άλλους χρήστες.

Πατώντας Καταχώρηση οι επιλογές που επέλεξε θα ισχύουν μόνον γι’ αυτόν μέχρι να τις αλλάξει.

Οι επιλογές εφαρμόζονται όταν ξανακαλέσει την κύρια επιλογή «Πρωτόκολλο».

1.1.2.       Πιν. Αποδεκτών

Από την επιλογή Πίνακας Αποδεκτών ο χρήστης μπορεί να συνδέσει έναν αποδέκτη με πίνακα πολλαπλών αποδεκτών, χρησιμοποιώντας μια μόνο εγγραφή.

Η εισαγωγή πίνακα πολλών αποδεκτών πραγματοποιείται από την επιλογή Πίνακες στο κάτω αριστερό μέρος της σελίδας. Στην νέα φόρμα που εμφανίζεται καταχωρούμε τις εγγραφές που επιθυμούμε και κάνουμε Εισαγωγή.

Αφού κάνουμε την αντιστοίχιση των αποδεκτών που επιθυμούμε στα πεδία Αποδέκτης-Πίνακας, ολοκληρώνουμε την διαδικασία πατώντας Εισαγωγή.

• Με το μολυβάκι πραγματοποιείται μεταβολή του πίνακα αποδεκτών.

• Με τον κάδο γίνεται διαγραφή της εγγραφής.

• Με την επιλογή Ακύρωση επανερχόμαστε στο κεντρικό μενού.

1.1.3.       Αποδέκτες

Στο πεδίο Αποδέκτες ο χρήστης πραγματοποιεί εγγραφές με τους αποδέκτες που επιθυμεί.

Η προσθήκη αποδέκτη γίνεται από την φόρμα στο αριστερό μέρος της σελίδας. Συμπληρώνουμε τα πεδία όνομα, διεύθυνση κτλ. καθώς και την ηλεκτρονική διεύθυνση.

Η εγγραφή ολοκληρώνεται με το πλήκτρο Καταχώρηση.

Πατώντας πάνω στο μολυβάκι μπορούμε να επεξεργαστούμε μια εγγραφή.

1.1.4.       Διαδικασίες

Ο Οργανισμός μπορεί για κάθε θέμα εγγράφου να καθορίσει μία default διαδικασία η οποία ακολουθείται στον χειρισμό του εγγράφου. Φυσικά για κάθε έγγραφο μπορεί να αλλάξει την προτεινόμενη διαδικασία ή μπορεί να χρησιμοποιήσει την διαδικασία «Ακαθόριστο» οπότε ο χειρισμός γίνεται με την χρέωση και την κοινοποίηση των εγγράφων και τις πάγιες διαδικασίες του οργανισμού.

Για κάθε διαδικασία μπορεί να ορισθούν σαν αποδέκτες όλοι οι εργαζόμενοι (π.χ. μία εγκύκλιος), μπορεί να οριστεί υπεύθυνος της διαδικασίας, τα συνημμένα που πρέπει να συνοδεύουν το έγγραφο. Μπορεί να οριστεί ότι το έγγραφο θα ακολουθήσει τυποποιημένη ιεραρχική πορεία μέχρι ένα επίπεδο κλπ. Για κάθε διαδικασία υπάρχει δυνατότητα καταχώρησης , τροποποίησης , διαγραφής. Παρέχεται η δυνατότητα καταγραφής των βημάτων που θα ακολουθήσει το έγγραφο όπως παρουσιάζεται στην σχετική εικόνα παρακάτω.

1.1.5.       Θεματολόγιο

Στην επιλογή αυτή καταχωρείται είτε το ισχύον θεματολόγιο είτε θεματολόγιο των εγγράφων σύμφωνα με τις ανάγκες κάθε οργανισμού. Σε οργανισμούς που υπάρχει θεσπισμένο θεματολόγιο σε μορφή Φακέλων, καταχωρείται το λεκτικό των τίτλων των φακέλων και αντίστοιχα στην «Οργάνωση» καταχωρείται η δομή του αρχείου με αριθμούς φακέλων και τίτλους.

Για κάθε θέμα του θεματολογίου μπορεί να οριστεί default διαδικασία χειρισμού και πρωτόκολλο το οποίο προτείνεται σαν default για τα έγγραφα αυτού του θέματος.

1.1.6.       Οργανόγραμμα

Η δημιουργία και διαχείριση δομών (διευθύνσεις-τμήματα-γραφεία) ενός οργανισμού, καθώς και των ατόμων που το αποτελούν πραγματοποιείται από το πεδίο Οργανόγραμμα.

Στο δεξί μέρος της οθόνης εμφανίζονται αναλυτικά οι εγγραφές του οργανογράμματος, ενώ στο αριστερό πραγματοποιούμε νέα καταχώρηση.

Συμπληρώνουμε τα υποχρεωτικά πεδία της φόρμας στο αριστερό μέρος της σελίδας.

• Ιεραρχία: Με την ιεραρχία ορίζουμε την θέση που θέλουμε να έχει στο οργανόγραμμα.

• Ονομασία: Το όνομα της δομής.

• Υπεύθυνος: Ορίζουμε τον επικεφαλής του τμήματος.

• Αρμοδιότητα: Το ρόλο που κατέχει στον οργανισμό.

Ολοκληρώνουμε την εγγραφή πατώντας Καταχώρηση.

Κλικάροντας πάνω σε μία υπάρχουσα εγγραφή έχουμε την δυνατότητα να την επεξεργαστούμε εκ νέου.

Για να ολοκληρώσουμε την μεταβολή κάνουμε Καταχώρηση.

1.1.7.       Πιν. Οργανογράμματος

Με τους πίνακες οργανογράμματος παρέχεται η δυνατότητα ένας οργανισμός να ορίσει ομάδες παραληπτών εγγράφων μέσα τον οργανισμό, ώστε η διαβίβαση να μην απαιτεί την καταγραφή πολλών παραληπτών εντός του οργανισμού. Π.Χ. όλοι οι υπάλληλοι της Οικονομικής διαχείρισης, Όλοι οι Διευθυντές , όλοι οι Πολιτικοί Υπάλληλοι, όλοι οι Στρατιωτικοί.

Η διαδικασία είναι παρόμοια με τους Πίνακες Αποδεκτών 1.1.2.

Η δημιουργία ομάδας χρηστών πραγματοποιείται από το πεδίο Πίνακες. Η νέα σελίδα που εμφανίζεται είναι η παρακάτω:

Αφού συμπληρώσουμε το όνομα του πίνακα κάνουμε Εισαγωγή.

Στην συνέχεια κάνουμε την αντιστοίχιση που θέλουμε ανάμεσα στα πεδία Οργανόγραμμα-Πίνακες

Επιλέγουμε Καταχώρηση για να ολοκληρωθεί η διαδικασία.

Με το μολυβάκι υπάρχει η δυνατότητα επεξεργασίας της εγγραφής (μεταβολής ή διαγραφής της εγγραφής)

1.1.8.       Οργάνωση

Στον πίνακα Οργάνωση καταγράφονται σε Ιεραρχική Δομή οι χώροι ή φάκελοι ή ονομασίες που χαρακτηρίζουν την θέση αποθήκευσης των ηλεκτρονικών ή έντυπων εγγράφων.

Παράδειγμα καταχώρησης Φακέλου.

Έστω ότι θέλουμε να καταχωρήσουμε φάκελο Λογιστήριο που ανήκει στο τμήμα Οικονομικά.

 Η διαδικασία καταχώρησης φακέλου που ακολουθούμε είναι η εξής:

1. Πατάμε το πλήκτρο Κενή Φόρμα

2. Στο πεδίο Ιεραρχία επιλέγουμε σε ποια δομή/τμήμα/διεύθυνση ανήκει ο φάκελος.

3. Στην Ονομασία Φακέλου συμπληρώνουμε το όνομα του νέου φακέλου.

4. Ολοκληρώνουμε την διαδικασία πατώντας Καταχώρηση.

 Βλέπουμε ότι δημιουργήθηκε ο νέος φάκελος Λογιστήριο ο οποίος τοποθετήθηκε κάτω από το τμήμα Οικονομικά.

1.1.9.       Πρωτόκολλα

Στο πεδίο Πρωτόκολλο γίνεται η καταχώρηση ή μεταβολή ειδών πρωτοκόλλων στο σύστημα.

Συμπληρώνουμε τα πεδία Όνομα και Αριθμός και στην συνέχεια κάνουμε Καταχώρηση.

• Πατώντας το μολυβάκι δίνεται η δυνατότητα μεταβολής της εγγραφής.

• Πατώντας το πλήκτρο Διαγραφή διαγράφεται η εγγραφή.

• Πατώντας Εκτύπωση δίνεται η δυνατότητα στο χρήστη να εκτυπώσει το επιλεγμένο πρωτόκολλο.

Βλέπουμε ότι οι κατηγορίες που υπάρχουν στο πεδίο Πρωτόκολλα, εμφανίζονται στην αρχική σελίδα και στο πεδίο  Επιλογές Χρήστη προς επεξεργασία από τον χειριστή.

1.1.10.   Ιστορικό Πρόσβασης

Το Ιστορικό Πρόσβασης εμφανίζει τις μεταβολές/αλλαγές που πραγματοποιεί ο χρήστης στο κάθε πρωτόκολλο.

Συμπληρώνουμε τα πεδία Χρήστες, Ημερομηνία Από/Έως και πατάμε Αναζήτηση.

Το πεδίο εμφανίζει αναλυτικά αποτελέσματα από το ιστορικό πρόσβασης, τις μεταβολές που πραγματοποιήθηκαν από τον χρήστη, καθώς και το είδος της επεξεργασίας.

1.2. Η πρωτοκόλληση των εγγράφων

Τα έγγραφα «Εισερχόμενα», «Εξερχόμενα», «Εσωτερικά» πρωτοκολλούνται σε κάποιο από τα επιθυμητά πρωτόκολλα με την οθόνη αυτή.

Φυσικά υπάρχει δυνατότητα και αυτόματης πρωτοκόλλησης εγγράφου όπως θα εξηγηθεί αργότερα.

Εάν ο χρήστης έχει επιλέξει  να παρουσιάζονται ΟΛΑ τα πεδία της οθόνης πρωτοκόλλου (στην επιλογή «Επιλογές Χρήστη»),  τότε για τα Εισερχόμενα έγγραφα παρουσιάζεται η παρακάτω οθόνη. Παρακάτω αναλύονται όλα τα πεδία , buttons και λίστες της οθόνης αυτής.

1^η Γραμμή. Εισερχόμενο, Εξερχόμενο, Εσωτερικό

Η επιλογή αυτή καθορίζει το είδος του εγγράφου σε σχέση με τον εκδότη ή τον αποδέκτη του εγγράφου. Πολλά πεδία, τίτλοι , edit box αλλάζουν ανάλογα με το είδος του εγγράφου.

Στην οθόνη «Επιλογές Χρήστη» μπορεί ο χρήστης να καθορίσει ποιο είδος εγγράφου  θα παρουσιάζεται στην φόρμα σαν προεπιλεγμένο.

2^η Γραμμή. Ημ. Πρωτοκόλλου

Η ημερομηνία αυτή είναι η ημερομηνία πρωτοκόλλησης του εγγράφου. Το σύστημα προτείνει την παρούσα αλλά παρέχεται η δυνατότητα αλλαγής της. Η χρήση παρελθούσας ημερομηνίας δεν αλλάζει τον αριθμό πρωτοκόλλου. Αποτελεί ευθύνη του χρήστη η τήρηση της συνέπειας του πρωτοκόλλου.

Πρωτόκολλο

Παρουσιάζονται τα πρωτόκολλα τα οποία τηρεί ο οργανισμός και μπορεί να είναι πολλά. Κάθε πρωτόκολλο έχει την δική του αρίθμηση. Στην οθόνη «Επιλογές Χρήστη» μπορεί ο χρήστης να καθορίσει ποιο πρωτόκολλο θα παρουσιάζεται στην φόρμα σαν προεπιλεγμένο άλλως ορίζεται το «Κοινό».

Αριθ. Πρωτοκ.

Είναι ο αύξοντας αριθμός του εγγράφου μέσα στο πρωτόκολλο που επέλεξε.

Ο αριθμός που παρουσιάζεται δεξιά, είναι ο αριθμός που θα πάρει το επόμενο έγγραφο.

Ίδιος

Τσεκάροντας αυτήν την επιλογή δίνεται αριθμός πρωτοκόλλου ίδιος με τον επιλεγμένο αριθμό στο Αριθ. Πρωτοκ.

Μητρώο

Παρουσιάζονται όλα τα μητρώα που διασυνδέονται με το Document Management όπως Προμηθευτές , Πελάτες, Μισθοδοτούμενοι, Ενοικιαστές , Δανειολήπτες κλπ. 

Αναζήτηση

Αφού γίνει επιλογή του Μητρώου, γίνεται αναζήτηση του ατόμου μέσα στο Μητρώο ώστε να διασυνδεθεί το έγγραφο με το συγκεκριμένο άτομο ώστε όλα τα έγγραφα που αφορούν κάποιον π.χ. Δανειολήπτη να διασυνδέονται με αυτόν και να παρουσιάζονται στην σχετική καρτέλα του.

Στοιχεία-Ονομασία.

Για να είναι γρήγορη η αναζήτηση στο Μητρώο που έχει επιλεγεί παρέχεται η δυνατότητα στον χρήστη να γράψει μέρος του ονοματεπώνυμου  στην θέση αυτή ώστε να παρουσιαστούν μόνο λίγοι και όχι όλοι που είναι γραμμένοι στο Μητρώο.

3^η Γραμμή. Ημ. Εγγράφου

Είναι η ημερομηνία που φέρει το εισερχόμενο έγγραφο και είναι προγενέστερη ή ίδια της ημ. Πρωτοκόλλου.

Αριθ. Φακ. Εκδότη

Καταγράφεται ο αριθ. Φακέλου (αν υπάρχει) του εισερχομένου εγγράφου.

αα Φακ. Εκδότη

Καταγράφεται ο αα στον αριθ. Φακέλου (αν υπάρχει) του εισερχομένου εγγράφου.

Αριθ. Πρωτ/λου.

Καταγράφεται ο αριθ. Πρωτοκόλλου (αν υπάρχει) του εισερχομένου εγγράφου.

Έκδ .Αριθ. Σχεδ. Εκδ.

Καταγράφεται ο αριθ. Σχεδίου (αν υπάρχει) του εισερχομένου εγγράφου.

Αρ. Συν.

Καταγράφεται ο αριθ. Συνημμένων του εισερχομένου εγγράφου.

Ταχ. Φάκελος

Καταγράφεται ο αριθ. Ταχυδρομικού Φακέλου (αν υπάρχει) του εισερχομένου εγγράφου.

4^η Γραμμή. Εκδότες +

Οι εκδότες των εισερχομένων εγγράφων αντλούνται από τους Αποδέκτες.

Αν δεν είναι καταγεγραμμένος κάποιος Εκδότης καταγράφεται πατώντας το [+]

Παρουσίαση

Ορίζοντας κάποιον αριθμό Πρωτοκόλλου στο πεδίο «Αριθ. Πρωτοκ» και πατώντας το button «Παρουσίαση» , παρουσιάζονται όλα τα στοιχεία του εγγράφου στην φόρμα Πρωτοκόλλησης.

Αναζήτηση Πρωτοκόλλου

Η επιλογή αυτή εμφανίζει μία οθόνη στην οποία παρουσιάζονται τα ΜΟΝΟ τα 200 πιο πρόσφατα έγγραφα που πρωτοκολλήθηκαν για λόγους ταχύτητας. Ο χρήστης μπορεί να καθορίσει τί ακριβώς ψάχνει με βάσει οκτώ(8) κριτήρια αναζήτησης.

Αναζήτηση Αρχείου

Η αναζήτηση αρχείου σχετίζεται κατά βάση με το ηλεκτρονικό αρχείο ή αρχεία που καταχωρούνται στο σύστημα.

Παρουσιάζεται η παρακάτω οθόνη η οποία παρέχει δυνατότητα αναζήτησης και φάκελο καταχώρησης και με λέξεις περιεχομένου.  Παρέχεται δυνατότητα παρουσίασης του εγγράφου προς ανάγνωση.

Διαβίβαση με email

 Ένα έγγραφο με όλα τα συνημμένα του διαβιβάζεται ηλεκτρονικά, με email, στους παρακάτω:

• στους αποδέκτες προς ενέργεια,

• στους αποδέκτες για εξερχόμενο και εσωτερικό έγγραφο

• στην εσωτερική Διανομή.

Ιστ. Διεκπεραίωσης

Το ιστορικό Διεκπεραίωσης του πρωτοκόλλου με όλα τα συνημμένα παρουσιάζεται για κάθε πρωτόκολλο όπως στον παρακάτω πίνακα. Βασικό στοιχείο αποτελεί η καταγραφή του σωστού email στους Αποδέκτες και στο Οργανόγραμμα.

Για όσα έγγραφα καταγράφονται εργαζόμενοι του οργανισμού σαν όποιας κατηγορίας αποδέκτες, τα έγγραφα αυτά παρουσιάζονται στην επιλογή «Τα έγγραφά μου» άσχετα αν έχουν σταλεί με email σε αυτούς.

5^η Γραμμή. Θεματολόγιο

Είναι το θεματολόγιο που κατατάσσεται κάθε έγγραφο. Συνήθως ταυτίζεται με τον αριθμό φακέλου. ΔΕΝ δίνεται εδώ περιγραφή του περιεχομένου από τον χρήστη. Εξατομίκευση του περιεχομένου δίνεται στο πεδίο «Θέμα» παρακάτω.

Εισαγωγή νέου Θεματολογίου γίνεται από την σχετική επιλογή (στην σπάνια περίπτωση που θα χρειαστεί)

Η Διαδικασία ορίζεται για κάθε θεματολόγιο όπως επίσης και το Είδος του Πρωτοκόλλου. Η αλλαγή της Διαδικασίας και του είδους πρωτοκόλλου γίνεται από την επιλογή «Θεματολόγιο» (τελευταία γραμμή της οθόνης).  

Πορεία

Η επιλογή Πορεία λειτουργεί όταν επιλεγεί κάποιο έγγραφο και όχι κατά την διαδικασία εισαγωγής εγγράφου. Για το επιλεγμένο έγγραφο παρουσιάζεται η πορεία του εντός του οργανισμού όπως παρακάτω. Σημασία έχουν οι στήλες των πληροφοριών για κάθε χρήστη.

Συσχετισμός

Η επιλογή Συσχετισμός λειτουργεί όταν επιλεγεί κάποιο έγγραφο και όχι κατά την διαδικασία εισαγωγής εγγράφου. Ο Συσχετισμός επιτρέπει την σύνδεση ενός εγγράφου με ένα ή περισσότερα έγγραφα με απλό εύκολο τρόπο όπως παρακάτω. Όπως φαίνεται :

• Επάνω αριστερά παρουσιάζονται τα στοιχεία του εγγράφου που θέλουμε να συσχετίζουμε.

• Επάνω δεξιά  παρουσιάζονται τα συσχετισμένα έγγραφα.

• Στη κάτω οθόνη παρουσιάζονται επιλογές αναζήτησης των εγγράφων που δεν είναι συσχετισμένα με το έγγραφο.

• Το + συσχετίζει το έγγραφο

• Το Αποσύνδεση διαγράφει τον συσχετισμό.

Κενή Φόρμα 

Διαγράφει το περιεχόμενο από όλα τα πεδία της φόρμας ώστε να ξεκινήσει μία άλλη διαδικασία (εισαγωγή , μεταβολή κλπ).

6^η Γραμμή.

Διαδικασία

Χρησιμοποιείται κατά την εισαγωγή και μεταβολή του εγγράφου. Καθορίζει την διαδικασία που ακολουθεί ένα  έγγραφο.

7^η Γραμμή.

Χρέωση για Ενέργεια

Για τα εισερχόμενα και εσωτερικά έγγραφα συνήθως ορίζεται ένας ή περισσότεροι εργαζόμενοι για τον χειρισμό του εγγράφου και των ενεργειών που θα πρέπει να γίνουν. Παρουσιάζεται λίστα του προσωπικού του οργανισμού και επιλέγονται ένας ή περισσότεροι εργαζόμενοι ή πίνακας αποδεκτών ή ομάδα αποδεκτών, όπως παρακάτω.

Σε όλους τους εργαζόμενους θα διαβιβαστεί με email το έγγραφο αλλά θα παρουσιαστεί και στα «έγγραφά μου» στον λογαριασμό τους.

8^η Γραμμή.

Καταχώρηση σε Φάκελο

Κάθε έγγραφο καταχωρείται σε κάποια θέση στο αρχείο (συνήθως σε κάποιον φάκελο).

9^η Γραμμή.

Εσωτερική Διανομή

Ένα έγγραφο πιθανόν να απαιτείται να το διαβάσουν ή να λάβουν γνώση πολλοί εργαζόμενοι, χωρίς να απαιτείται να ενεργήσουν σχετικά με αυτό. Η επιλογή αυτή είναι παρόμοια με την επιλογή της Προς ενέργεια. Παρουσιάζεται λίστα του προσωπικού του οργανισμού και επιλέγονται ένας ή περισσότεροι εργαζόμενοι ή πίνακας αποδεκτών ή ομάδα αποδεκτών.

Σε όλους τους επιλεγμένους θα διαβιβαστεί με email το έγγραφο αλλά θα παρουσιαστεί και στα Τα έγγραφά μου στον λογαριασμό τους.

10^η Γραμμή.

Θέμα

Σε πεδίο Θέμα περιγράφεται η εξατομίκευση του εγγράφου π.χ. το θεματολόγιο ενός εγγράφου είναι «Άδειες Πολιτικού Προσωπικού» και στο Θέμα μπορούμε να γράψουμε  «Άδεια Κανονική Γεωργίου Δημητρακόπουλου».

Δικαιώματα στο έγγραφο 

Παρέχεται δυνατότητα έγγραφο να μην είναι ορατό παρά μόνο σε ορισμένους χρήστες που ορίζονται εδώ με διάφορα δικαιώματα

11^η Γραμμή.

Λέξεις Κλειδιά (λέξεις που χωρίζονται με κόμμα).

Σε αυτό το πεδίο παρέχεται η δυνατότητα να αναγραφούν λέξεις που χαρακτηρίζουν ένα έγγραφο ώστε να είναι άμεση η αναζήτηση και η εμφάνισή του.

12^η Γραμμή.

Προτεραιότητα

Ορίζεται η προτεραιότητα χειρισμού ενός εγγράφου.

Βαθ. Ασφάλειας

Ορίζεται ο βαθμός ασφαλείας ενός εγγράφου.

Χρήση

 Ορίζεται η χρονική ισχύς ενός εγγράφου.

Ημ. Καταστροφής Εγγράφου

Ορίζεται η ημερομηνία καταστροφής ενός εγγράφου.

13^η Γραμμή.

Αν. στη Διαύγεια

Παρουσ. Ανάρτησης

Αναρτ. Demo

Τα παραπάνω αφορούν την διαδικασία ανάρτησης στην διαύγεια εγγράφων, εφ’ όσον προβλεφθεί από την σχετική σύμβαση χρήσης του λογισμικού σαν πλέον απαίτηση

Παρουσίαση επιλογών που αφορούν τα εξερχόμενα έγγραφα.

Οι επιλογές για κάθε Εξερχόμενο έγγραφο ισχύουν όπως αναλύθηκε στο πεδίο Εισερχόμενο.

Οι ειδικές επιλογές περιγράφονται παρακάτω.

3^η Γραμμή.

Διεκπ/σης

Αναγράφεται η ημερομηνία διαβίβασης του εξερχομένου εγγράφου

4^η Γραμμή.

Εκδότης

Παρουσιάζεται το Οργανόγραμμα του Οργανισμού για την επιλογή του εκδότη.  

5^η Γραμμή.

Αποδέκτες

Επιλέγονται αποδέκτες ή πίνακες αποδεκτών.

6^η Γραμμή.

Απόρριψη

Κανένα έγγραφο δεν διαγράφεται. Παρέχεται μόνο η δυνατότητα «απόρριψης», ήτοι ακύρωσης του αριθμού πρωτοκόλλου.

Οι επιλογές για κάθε Εσωτερικό έγγραφο ισχύουν όπως αναλύθηκε στο πεδίο Εισερχόμενο.