3. Τα έγγραφά μου

Η επιλογή Τα έγγραφά μου σας επιτρέπει να βλέπετε τα πρωτόκολλα (εισερχόμενα και εξερχόμενα) που έχουν συσχετιστεί με το λογαριασμό σας στην πλατφόρμα. Για να μεταβούμε στην εφαρμογή πρέπει να πατήσουμε του κουμπί Τα έγγραφα μου που βρίσκεται στο πάνω αριστερό μέρος της κεντρικής οθόνης:

Open

Μετά την επιλογή θα δούμε την εξής εικόνα:

Open

Όπως και στην εφαρμογή Σχέδια και Αναφορές έτσι και εδώ έχουμε κάποια πεδία αναζήτησης που μας επιτρέπουν να αναζητούμε συγκεκριμένους αριθμούς πρωτόκολλου ανάμεσα σε όσα μας έχουν χρεωθεί ή κοινοποιηθεί. Τα πεδία αυτά αφορούν σε διάφορα χαρακτηριστικά στοιχεία κάθε πρωτοκόλλου όπως αριθμός πρωτοκόλλου, αποδέκτης, εκδότης, ημερομηνία κτλ. επιτρέποντας στο χρήστη να βρει γρήγορα αυτό που ψάχνει. Εκτός από την αναζήτηση με τη χρήση των πεδίων που παρέχονται από την πλατφόρμα ο χρήστης μπορεί να αναζητήσει κάποιο συγκεκριμένο πρωτόκολλο πληκτρολογώντας κάποια λέξη κλειδί στο πεδίο αναζήτηση.

Σημειώστε πως σε αυτήν την αρχική οθόνη βλέπουμε μόνο όσους αριθμούς πρωτοκόλλου δεν έχουν διεκπεραιωθεί ακόμα. Αν θέλουμε να αναζητήσουμε αριθμούς πρωτοκόλλου που έχουν διεκπεραιωθεί τότε θα πρέπει να πατήσουμε το κουμπί Περατωθέντα που βρίσκεται στο πάνω αριστερό μέρος σας οθόνης:

Στην παραπάνω εικόνα παρατηρήστε εκτός από το κουμπί Περατωθέντα και το πεδίο Δείξε – εγγραφές που μας επιτρέπει να επιλέξουμε τον αριθμό τον πρωτοκόλλων που εμφανίζονται στην οθόνη είτε πρόκειται για τα πρωτόκολλα στην αρχική οθόνη (μη διεκπεραιωμένα) είτε πρόκειται για τα πρωτόκολλα που έχουν διεκπεραιωθεί. Η πλατφόρμα μας δίνει τη δυνατότητα να επιλέξουμε ανάμεσα στην εμφάνιση 10, 25, 50 ή 100 εγγραφών. Εφόσον δεν έχουμε κάνει κάποια αναζήτηση τότε τα πρωτόκολλα θα εμφανίζονται με αύξοντα αριθμό πρωτοκόλλου.

Για κάθε αριθμό πρωτοκόλλου που σας έχει χρεωθεί ή κοινοποιηθεί υπάρχουν τέσσερα κουμπιά που σας δίνουν κάποιες επιπλέον δυνατότητες. Τα κουμπιά αυτά βρίσκονται στο δεξί μέρος της οθόνης και μπορείτε να δείτε μια μεγέθυνση στην παρακάτω εικόνα:

Ξεκινώντας από τα δεξιά προς τα αριστερά τα κουμπιά αυτά είναι τα εξής:

• Παρουσίαση αρχείων: Σας μεταφέρει στην οθόνη που βλέπετε παρακάτω και σας επιτρέπει να δείτε τα αρχεία που έχουν συσχετιστεί με κάποιο συγκεκριμένο αριθμό πρωτοκόλλου αλλά και να τα κατεβάσετε:

• Παρουσίαση εικόνας πρωτοκόλλου: Μπορεί να χρησιμοποιηθεί μόνο από το Γραφείο Πρωτοκόλλου.

• Παρουσίαση πορείας εγγράφου: Εδώ μπορείτε να δείτε όλους τους χρήστες στους οποίους έχει χρεωθεί ένας συγκεκριμένος αριθμός πρωτοκόλλου αλλά και όλους τους χρήστες στους οποίους έχει κοινοποιηθεί το ίδιο πρωτόκολλο. Στο κάτω μέρος της οθόνη θα δείτε δύο πλαίσια που θα σας επιτρέψουν να χρεώσετε ή να κοινοποιήσετε τον συγκεκριμένο αριθμό πρωτοκόλλου. Πατώντας πάνω σε κάποιο από τα δύο πλαίσια θα εμφανιστεί μία λίστα με όλους εργαζόμενους του Φο.Δ.Σ.Α. από όπου μπορείτε να επιλέξετε το επιθυμητό όνομα. Στη συνέχεια θα πρέπει να πατήσετε το κουμπί Εισαγωγή για να ολοκληρωθεί η διαδικασία.  

• Διεκπεραίωση: Το κουμπί αυτό σας μεταφέρει στην οθόνη που βλέπετε παρακάτω και σας επιτρέπει να σημειώσετε την ημερομηνία κατά την οποία διεκπεραιώσατε έναν αριθμό πρωτοκόλλου. Για να γίνει η διεκπεραίωση θα πρέπει να επιλέξετε πότε διεκπεραιώσατε το πρωτόκολλο από το κελί Χρ. Εξόδου αλλά και να πατήσετε το κουμπί Διεκπεραίωση. Επίσης, η οθόνη σας παρέχει και ένα κελί όπου μπορείτε να σημειώσετε τυχόν σχόλια που θέλετε να κάνετε και αφορούν στη διεκπεραίωση του πρωτοκόλλου. Για να ολοκληρωθεί η διεκπεραίωση πρέπει στο τέλος να πατήσετε το κουμπί αποθήκευση.

Σημειώστε πως η τακτική χρήση του κουμπιού Διεκπεραίωση μας δίνει τη δυνατότητα να διαχειριζόμαστε καλύτερα τα έγγραφα που μας χρεώνονται ή κοινοποιούνται αφού μας επιτρέπει να μεταφέρουμε τα έγγραφα για τα οποία λάβαμε γνώση ή ολοκληρώσαμε τις απαραίτητες ενέργειες στο φάκελο που ανοίγει με το πάτημα του κουμπιού Περατωθέντα αφήνοντας στην αρχική οθόνη μόνο τα πρόσφατα έγγραφα για τα οποία δεν έχουμε λάβει ακόμα γνώση καθώς και αυτά που απαιτούν κάποια ενέργεια από μέρους μας.