2. Σχέδια και Αναφορές
Για να μεταβούμε στην εφαρμογή που θα μας επιτρέψει να διεκπεραιώσουμε σχέδια εξερχόμενων επιστολών αλλά και εσωτερικά σημειώματα πρέπει να πατήσουμε το κουμπί Σχέδια και Αναφορές που βρίσκεται στο πάνω αριστερό μέρος της οθόνης,
και θα μας κατευθύνει στην παρακάτω οθόνη:
Εδώ μπορούμε να δούμε τα σχέδια εξερχόμενων επιστολών και τα εσωτερικά σημειώματα που έχουμε δημιουργήσει είτε σε μία απλή λίστα είτε σε μια προσαρμοσμένη λίστα χρησιμοποιώντας της επιλογές αναζήτησης που μας παρέχονται.
Προχωρώντας τώρα στο επόμενο βήμα που είναι η δημιουργία ενός νέου σχεδίου πατώντας το κουμπί Προσθήκη μεταβαίνουμε στην οθόνη που θα μας επιτρέψει να δημιουργήσουμε και να αποθηκεύσουμε ένα νέο σχέδιο:
Όπως παρατηρείτε τα διάφορα κελιά που εμφανίζονται είναι είτε γκρι είτε λευκά. Τα γκρι κελιά συμπληρώνονται από το σύστημα και δεν απαιτείται καμιά ενέργεια από το χρήστη ενώ τα λευκά κελιά συμπληρώνονται από το χρήστη. Ξεκινώντας λοιπόν από το επάνω μέρος της οθόνης βλέπουμε τα εξής κελιά που πρέπει να συμπληρώσει ο χρήστης:
Κελί Πρωτόκολλο: Εδώ θα επιλέξουμε το είδος του πρωτοκόλλου που θέλουμε να έχει το σχέδιό μας. Αν πρόκειται για σχέδιο εξερχόμενης επιστολής τότε θα πρέπει να επιλέξουμε την επιλογή κοινό ενώ αν πρόκειται για κάποιο ειδικό πρωτόκολλο ή εσωτερικό σημείωμα θα επιλέξουμε κάποια από τις άλλες διαθέσιμες επιλογές.
Κελί Πρότυπο Έγγραφο: Σε αυτό το κελί θα βρούμε μία σειρά από αρχεία word (μορφή .docx) που μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε για να φτιάξουμε εξερχόμενες επιστολές και εσωτερικά σημειώματα. Αφού επιλέξουμε ένα πρότυπο από το μενού μπορούμε να το κατεβάσουμε πατώντας το μολύβι που βρίσκεται δίπλα ή να δούμε ποιοι έχουν οριστεί ως υπογράφοντες για το συγκεκριμένο πρότυπο. Η διαδικασία επιλογής υπογραφόντων και η υπογραφή των εγγράφων θα εξηγηθεί πιο αναλυτικά παρακάτω.
Κελί Είδος Εγγράφου: Εδώ θα επιλέξουμε Εξωτερικό εφόσον πρόκειται για σχέδιο εξερχόμενης επιστολής και Εσωτερικό εφόσον πρόκειται για εσωτερικό σημείωμα.
Κελί Έτος: Σε αυτό το κελί συμπληρώνεται το έτος δημιουργίας του εγγράφου.
Κελί Ημ. Σχεδίου: Συμπληρώνεται η ημερομηνία δημιουργίας του εγγράφου.
Από αυτό το σημείο και έπειτα τα πεδία διαφοροποιούνται ελαφρώς ανάλογα με το αν έχουμε επιλέξει Εξωτερικό ή Εσωτερικό στο κελί Είδος Εγγράφου. Στην περίπτωση που θα επιλέξουμε Εξωτερικό Είδος Εγγράφου θα συναντήσουμε τα εξής Κελιά:
Κελί Αποδέκτες: Πατώντας πάνω σε αυτό το κελί μπορούμε να επιλέξουμε τους αποδέκτες της εξερχόμενης επιστολής από μία λίστα αποδεκτών που έχουν ήδη καταχωρηθεί πληκτρολογώντας τα πρώτα γράμματα του ονόματος του αποδέκτη. Σε περίπτωση που ο Αποδέκτης δεν υπάρχει μπορούμε να τον προσθέσουμε επιλέγοντας το συν [+] που βρίσκεται δίπλα στη κελί. Τότε θα εμφανιστεί το παρακάτω πλαίσιο στο οποίο πρέπει κατ’ ελάχιστο να συμπληρώσετε τα καλιά Όνομα και Ηλ. Διεύθυνση. Για να ολοκληρωθεί η καταχώρηση θα πρέπει μετά τη συμπλήρωση των κελιών να πατήστε το κουμπί Εγγραφή Εκδότη/Αποδέκτη. Να σημειωθεί πως η συμπλήρωση του πεδίου Αποδέκτες είναι απαραίτητη για τη σωστή αποθήκευση του σχεδίου στην πλατφόρμα και τη διεκπεραίωση του.
Κελί Θεματολόγιο: Επιλέγουμε μία από τις διαθέσιμες επιλογές για τη συμπλήρωση του κελιού.
Κελί Διαδικασία: Επιλέγουμε μία από τις διαθέσιμες επιλογές για τη συμπλήρωση του κελιού.
Κελί Εσωτερική Διανομή: Πατώντας πάνω στο κελί Εσωτερική Διανομή θα εμφανιστεί μία λίστα με όλους του εργαζομένους του Φο.Δ.Σ.Α. από όπου μπορούμε να επιλέξουμε αυτούς στους οποίους θα κοινοποιηθεί η επιστολή. Η επιλογή του ονόματος μπορεί να γίνει ευκολά με την πληκτρολόγηση των πρώτων γραμμάτων από το όνομα που επιθυμούμε να επιλέξουμε.
Κελί Καταχώρηση σε Φάκελο: το κελί αυτό παραμένει κενό και συμπληρώνεται από το Γραφείο Πρωτοκόλλου.
Κελί Λέξεις κλειδιά: Εδώ σημειώνουμε λέξεις που έχουν σχέση με την επιστολή και θα διευκολύνουν αργότερα την αναζήτηση της σε περίπτωση που χρειαστεί (πχ προγραμματική σύμβαση, προσφορά αναλωσίμων, βεβαίωση εγγυητικής κτλ.).
Κελί Θέμα περιγραφικά: Συμπληρώνεται με το θέμα της επιστολής. (Το θέμα να είναι όσο το δυνατόν ποιο αναλυτικό ώστε να διευκολύνει την αναζήτησή του όταν χρειαστεί πχ. «Παροχή Υποστηρικτικών Υπηρεσιών- Προγραμματική σύμβαση μεταξύ φορέα και Δήμου Λαμίας για το έτος 2020»)
Στην περίπτωση που θα επιλέξουμε Εσωτερικό Είδος Εγγράφου θα συναντήσουμε τα εξής Κελιά:
Κελί Αποδέκτες: Συμπληρώνεται από τη λίστα με τους εργαζομένους του Φο.Δ.Σ.Α. που είναι αποδέκτες του εσωτερικού σημειώματος
Κελί Θεματολόγιο: Συμπληρώνεται με μία από τις διαθέσιμες επιλογές από τη λίστα που υπάρχει.
Κελί Διαδικασία: Συμπληρώνεται με μία από τις διαθέσιμες επιλογές από τη λίστα που υπάρχει.
Κελί Χρέωση για Ενέργεια: Συμπληρώνεται με τους εργαζομένους στους οποίους θα χρεωθεί το εσωτερικό σημείωμα.
Κελί Εσωτερική Διανομή: Συμπληρώνεται με τους εργαζομένους που θα πρέπει να ενημερωθούν για το εσωτερικό σημείωμα.
Κελί Καταχώρηση σε Φάκελο: Παραμένει κενό και συμπληρώνεται από το Γραφείο Πρωτοκόλλου.
Κελί Λέξεις κλειδιά: Εδώ σημειώνουμε λέξεις που έχουν σχέση με το εσωτερικό σημείωμα και θα διευκολύνουν αργότερα την αναζήτηση της σε περίπτωση που χρειαστεί.
Κελί Θέμα περιγραφικά: Συμπληρώνεται με το θέμα του εσωτερικού σημειώματος.
Η δημιουργία ενός νέου σχεδίου εξερχόμενης επιστολής ή εσωτερικού σημειώματος απαιτεί την συμπλήρωση των κελιών όπως αναφέρεται παραπάνω. Μετά τη συμπλήρωση των κελιών επιλέγουμε το κουμπί Προσθήκη που βρίσκεται κάτω δεξιά για να γίνει μία πρώτη αποθήκευση του σχεδίου. Στη συνέχεια προχωράμε στην τοποθέτηση του σχεδίου που έχουμε φτιάξει σε word (μορφή .docx) στην πλατφόρμα πατώντας το κουμπί Αρχεία Σχεδίου στο κάτω αριστερό μέρος της οθόνης οπότε και θα εμφανιστεί το παρακάτω παράθυρο:
Πατάμε το κουμπί Επιλογή αρχείων και επιλέγουμε από τον Η/Υ μας το αρχείο που θέλουμε να ανεβάσουμε. Στη συνέχεια πατάμε το κουμπί Κύριο Έγγραφο για να δηλώσουμε πως το αρχείο που θέλουμε να ανεβάσουμε είναι το κύριο έγγραφο για αυτό το πρωτόκολλο και επιλέγουμε αποθήκευση. Αν θέλουμε να ανεβάσουμε και άλλα αρχεία ως συνημμένα στο κύριο έγγραφο τότε πατάμε ξανά το κουμπί Αρχεία Σχεδίου και με το κουμπί Επιλογή αρχείων ανεβάζουμε τα αρχεία που θέλουμε χωρίς όμως να επιλέξουμε τώρα το κουμπί Κύριο Έγγραφο. Σημειώστε πως ανεξάρτητα από την ύπαρξη ή μη συνημμένων πρέπει πάντα να δηλώνουμε ένα κύριο έγγραφο. Η μη δήλωση κύριου εγγράφου θα οδηγήσει σε σφάλμα. Μετά την αποθήκευση των αρχείων έχουμε τη δυνατότητα να τα δούμε πατώντας το κουμπί Αρχεία Σχεδίου όπου τώρα θα δούμε την εξής οθόνη:
Εδώ μπορούμε να δούμε τα αρχεία που έχουμε ανεβάσει, μπορούμε να δούμε πιο αρχείο έχει δηλωθεί ως κύριο (με τον αριθμό 1 δηλώνεται το κύριο έγγραφο και με τον αριθμό 0 τα συνημμένα) όπως επίσης μπορούμε να κατεβάσουμε κάποιο από τα έγγραφα πατώντας το σύννεφο, είτε να το διαγράψουμε πατώντας τον κάδο.
Μετά την ολοκλήρωση της παραπάνω διαδικασίας θα προχωρήσουμε στο τελικό βήμα που είναι ο έλεγχος των υπογραφόντων που θα πρέπει να υπογράψουν το σχέδιο πριν αυτό διεκπεραιωθεί από το Γραφείο Πρωτοκόλλου και η υπογραφή του από το συντάξαντα. Για να επιλέξουμε τα άτομα που θα υπογράψουν το σχέδιο πατάμε το κουμπί Εισαγωγή Υπογράφοντες στο κάτω αριστερό μέρος της οθόνης και βλέπουμε την παρακάτω οθόνη:
Εδώ θα πρέπει να επιλέξουμε τα άτομα που θα υπογράψουν και τη σειρά με την οποία θα υπογράψουν ξεκινώντας από το συντάξαντα και καταλήγοντας στο Γενικό Διευθυντή. Έτσι λοιπόν στο κελί Σειρά θα τοποθετούμε ένα αύξοντα αριθμό ξεκινώντας με τον αριθμό 1 για τον συντάξαντα και στο κελί Υπογράφων θα τοποθετούμε το όνομα του ατόμου που θα υπογράψει. Στο τέλος πατάμε πάντα το κουμπί Εισαγωγή για να αποθηκευτούν οι επιλογές μας. Συνεπώς μετά την εισαγωγή του συντάξαντα η παραπάνω οθόνη θα έχει αλλάξει όπως φαίνεται παρακάτω:
Προχωρώντας στη συνέχεια για να προσθέσουμε το επόμενο άτομο που θα πρέπει να υπογράψει το σχέδιο δηλαδή τον προϊστάμενο διεύθυνσης του συντάξαντα η οθόνη θα μεταβληθεί και θα γίνει:
Εδώ βλέπουμε πως ο προϊστάμενος διεύθυνσης έχει πάρει στο κελί Σειρά τον αύξοντα αριθμό 2 που σημαίνει ότι θα πρέπει να υπογράψει το σχέδιο μετά τον συντάξαντα και πριν αυτό μπορέσει να προχωρήσει για υπογραφή στο Γενικό Διευθυντή. Προσθέτοντας σε αυτήν τη λίστα και τον τελικό υπογράφοντα η οθόνη μας θα γίνει:
Σημειώστε πως σε περίπτωση λανθασμένης εισαγωγής μπορείτε να διαγράψετε κάποιον από του υπογράφοντες πατώντας τον κλάδο δίπλα από κάθε όνομα. Επίσης δεν υπάρχει περιορισμός στον αριθμό των υπογραφόντων.
Έχοντας πλέον ολοκληρώσει τον ορισμό τον υπογραφόντων μπορούμε να βγούμε από την παραπάνω οθόνη πατώντας το κουμπί Ακύρωση. Για να ολοκληρώσουμε τώρα τη διαδικασία δημιουργίας σχεδίου το μόνο που απομένει είναι να υπογράψουμε ψηφιακά το σχέδιο. Αυτό επιτυγχάνεται πατώντας το κουμπί Ψηφιακή Υπογραφή στο κάτω αριστερό μέρος της οθόνης. Τέλος, για να αποθηκευτούν όλες οι αλλαγές πατάμε για τελευταία φορά το κουμπί Προσθήκη.
Τώρα έχουμε πλέον ολοκληρώσει τη διαδικασία δημιουργίας σχεδίου και μπορούμε πατώντας το κουμπί επιστροφή να επιστρέψουμε στην αρχική οθόνη της εφαρμογής Σχέδια και Αναφορές όπου θα μπορέσουμε να παρακολουθήσουμε την εξέλιξη του σχεδίου μας. Η παρακάτω εικόνα παρουσιάζει την αρχική οθόνη που είδαμε στην αρχή της ενότητας όπου φαίνεται το σχέδιο που μόλις φτιάξαμε:
Παρακάτω σας δίνουμε μια μεγέθυνση του δεξιού μέρους της οθόνης για να δούμε τις δυνατότητες που μας δίνει η πλατφόρμα:
Όπως βλέπετε υπάρχουν τέσσερα κουμπιά. Ξεκινώντας από τα αριστερά προς τα δεξιά τα κουμπιά είναι τα εξής:
Μολύβι: Μας μεταφέρει στην οθόνη Επεξεργασία Σχεδίου όπου μπορούμε να δούμε όλες τις λεπτομέρειες του σχεδίου αλλά και να κάνουμε μεταβολές:
Μετατροπή σε πρωτόκολλο: Το κουμπί αυτό μπορεί να χρησιμοποιηθεί μόνο από το Γραφείο Πρωτοκόλλου και επιτρέπει την πρωτοκόλληση του σχεδίου μόνο εφόσον το σχέδιο έχει υπογραφεί από όλους σας υπογράφοντες.
Υπογράφοντες: Το κουμπί αυτό μας επιτρέπει να δούμε ποιοι είναι οι υπογράφοντες του σχεδίου και εφόσον κάποιοι από αυτούς έχουν υπογράψει μπορούμε να δούμε πότε υπέγραψαν όπως φαίνεται παρακάτω:
Κάδος: Σας επιτρέπει να διαγράψετε το σχέδιο.
Η παραπάνω διαδικασία εξηγεί με λεπτομέρεια τον τρόπο με τον οποίο ο οποιοσδήποτε χρήστης της πλατφόρμας μπορεί να δημιουργήσει ένα σχέδιο εξερχόμενης επιστολής ή ένα εσωτερικό σημείωμα ως Συντάξας. Όσον αφορά τώρα στους προϊστάμενους που θα πρέπει στη συνέχεια να υπογράψουν το σχέδιο ή το σημείωμα ώστε αυτό να διεκπεραιωθεί θα αναφέρουμε εδώ εν συντομία τη διαδικασία που θα πρέπει να ακολουθήσουν για να ελέγξουν και να υπογράψουν το σχέδιο ή το σημείωμα.
Όταν κάποιος Συντάξας δημιουργήσει ένα σχέδιο που θα πρέπει να υπογραφεί από κάποιον προϊστάμενο, ο προϊστάμενος αυτός θα δει στην αρχική οθόνη της εφαρμογής Σχέδια και Αναφορές την παρακάτω οθόνη όπου φαίνεται πως υπάρχει ένα σχέδιο που δεν έχει ακόμα διεκπεραιωθεί:
Πατώντας τώρα το σύμβολο του μολυβιού που βρίσκεται στο δεξί μέρος της οθόνης θα μεταβεί στην οθόνη επεξεργασία σχεδίου που θα του επιτρέψει να δει λεπτομέρειες σχετικά με το σχέδιο:
Εφόσον επιθυμεί να αλλάξει τα δεδομένα που παρουσιάζονται στην παραπάνω οθόνη μπορεί να το κάνει και στην συνέχεια πατώντας του κουμπί Προσθήκη να αποθηκεύσει τις αλλαγές. Στη συνέχεια, για να ελέγξει και να διορθώσει το αρχείο που έχει συσχετιστεί με αυτό το σχέδιο θα πρέπει να πατήσει το κουμπί Αρχεία σχεδίου οπότε και θα δει την εξής οθόνη:
Πατώντας το σύννεφο δίπλα από το αρχείο, το αρχείο θα κατεβεί στον υπολογιστή του προϊστάμενου. Στην περίπτωση που το αρχείο είναι σωστό και δεν απαιτούνται αλλαγές τότε με το πάτημα του κουμπιού Ακύρωση θα επιτρέψουμε στην οθόνη Επεξεργασία σχεδίου. Εάν χρειάζεται να γίνουν αλλαγές τότε θα πρέπει το νέο αρχείο να ανεβεί στην πλατφόρμα και να αντικατασταθεί το υπάρχων. Για να επιτευχθεί αυτό θα πρέπει πρώτα να διαγραφεί το παλιό σχέδιο με το πάτημα του κάδου που βρίσκεται δίπλα από το έγγραφο και στη συνέχεια να ανέβει το νέο αρχείο με το πάτημα του κουμπιού Επιλογή αρχείων, του κουμπιού Κύριο έγγραφο εφόσον πρόκειται για κύριο έγγραφο και τέλος του κουμπιού Αποθήκευση για να αποθηκευτεί το νέο έγγραφο (βλέπε σελ. 7,8).
Κλείνοντας, για να ολοκληρωθεί η διαδικασία θα πρέπει ο προϊστάμενος να υπογράψει ψηφιακά το σχέδιο. Αυτό μπορεί να επιτευχθεί πατώντας το κουμπί Ψηφιακή υπογραφή. Σημειώστε πως για να ελέγξει ο προϊστάμενος ποιοι έχουν οριστεί ως υπογράφοντες μπορεί να πατήσει το κουμπί Εισαγωγή Υπογράφοντες όπου του δίνετε η δυνατότητα ακόμα και να αλλάξει τους υπογράφοντες (βλέπε σελ. 8-9). Μετά την ψηφιακή του υπογραφή το σχέδιο προχωρά αυτόματα στον επόμενο προϊστάμενο και εφόσον δεν υπάρχει επόμενος προϊστάμενος στο Γραφείο Πρωτοκόλλου για διεκπεραίωση.
Σημειώνεται ότι η επιλογή των προϊσταμένων που θα υπογράφουν μετά το συντάξα το σχέδιο επιστολής γίνεται με βάση το οργανόγραμμα του φορέα, με τελικό αποδέκτη για έγκριση το Γεν. Δ/ντή εκτός και αν αφορά έγγραφο διευθύνουσας υπηρεσίας. Σε περίπτωση που κάποιος από τους προϊσταμένους του συντάξα απουσιάζουν με άδεια ή κωλύονται για την υπογραφή του σχεδίου, η έγκριση θα γίνεται από τους αναπληρωτές τους όπως κάθε φορά ορίζονται από τη διοίκηση του φορέα, το Γεν. Δ/ντή και τον Εσωτερικό Κανονισμό Υπηρεσιών (ΕΚΥ). Σε κάθε περίπτωση το σχέδιο θα πρέπει να φέρει τουλάχιστον δύο υπογραφές (συντάξαντα & αυτού που εγκρίνει) εκτός και αν αυτό συντάσσεται και εγκρίνεται από τον ίδιο τον Γεν. Δ/ντή ή τον προϊστάμενο αρμόδιας Δ/νουσας Υπηρεσίας.