Μαζική εισαγωγή υπερωριών και προσαυξήσεων από αρχεία .xls

Υπάρχει η δυνατότητα εισαγωγής μηνιαίων συγκεντρωτικών εγγραφών υπερωριών και εξαιρέσιμων για κατηγορίες εργαζομένων για τους οποίους δεν τηρείται παρουσία μέσω του παρουσιολογίου αλλά σε αρχεία xls (τα οποία πρέπει να έχουν συγκεκριμένη μορφή).

Διαδικασία εισαγωγής δεδομένων

• Σύστημα ΗR → Μενού εταιρείας → Επιλογή Υπερωρίες/Προσαυξήσεις

• Επιλογή: Εισαγωγή Υπερωριών και Προσαυξήσεων από .xls

Open

Συμπληρώνουμε τα χαρακτηριστικά των δεδομένων μας

• Ημερομηνία αφορά. (μήνας/χρόνος που πραγματοποιήθηκαν οι βάρδιες / υπερωρίες) πχ 08/2021.

• Κατηγορία εργαζομένων που αφορούν τα δεδομένα πχ Γενική .

• Επιλέγουμε το αρχείο xls που περιέχει τα δεδομένα πατώντας πάνω στο Επιλογή αρχείου.

• Πατάμε το κουμπί Εισαγωγή.

Open

Προβολή των αποτελεσμάτων της εισαγωγής

Για να επιβεβαιώσουμε έαν όλα τα στοιχεία έχουν ανέβει ορθά στο σύστημα μπορούμε να εκτυπώσουμε μία αναφορά έλεγχου.

• Σύστημα ΗR → Μενού εταιρείας → Επιλογή Υπερωρίες/Προσαυξήσεις

• Επιλέγουμε όλες τις σχετικές κατηγορίες εργαζόμενων.

• Στις επιλογές των αναφορών βάζουμε τον Μήνα/Έτος των δεδομένω που ανεβάσαμε πχ 08/2021

• Πάταμε το εικονίδιο xls.

• Στην αναφορά που προκύπτει θα δείτε όλα τα στοιχεία των δεδομένων που ανεβάσατε.

Δημιουργία αρχείου xls

Το αρχείο xls θα πρέπει να είναι τύπου .xls (όχι xlsx) και να ακολουθεί συγκεκριμένη μορφοποίηση για να μπορεί να γίνει σωστά η ανάγνωση των δεδομένων που περιέχει.

Αρχείο Υπερωριών

Γραμμές

• 1: περιγραφή περιεχομένου π.χ. ΥΠΕΡΩΡΙΕΣ Ι.Δ.Α.Χ. - ΜΗΝΑΣ ΙΟΥΛΙΟΣ 2021

• 2: κεφαλίδες στηλών 

• 3 (έως x) : Εγγραφές υπερωριών μισθοδοτούμενων

• τελευταία : Σύνολα στηλών (Λέξη σύνολα στην στήλη Β)

Στήλες

• Α: α/α

• Β: ΚΩΔ.ΜΙΣΘ

• C: Δομή (Μπορεί να είναι κενό)

• D: ΕΠΩΝΥΜΟ

• E: ΟΝΟΜΑ

• F: ΥΠΕΡ. ΑΠΟΓΕΥΜΑ ΚΑΘΗΜΕΡΙΝΗΣ ΕΩΣ 22:00

• G: ΥΠΕΡ. ΝΥΧΤΑ ΚΑΘΗΜΕΡΙΝΗΣ 22:00-06:00

• H: ΕΡΓΑΣΙΑ ΚΥΡ./ΑΡΓΙΕΣ 06:00-22:00

• I: ΕΡΓΑΣΙΑ ΚΥΡ./ΑΡΓΙΑ ΝΥΧΤΑ 22:00-06:00

Παράδειγμα μορφοποιημένου αρχείου υπερωριών

Αρχείο Εξαιρέσιμων 

Γραμμές

• 1: Κεφαλίδες στηλών

• 2 έως x: Εγγραφές υπερωριών μισθοδοτούμενων

• τελευταία: Σύνολα στηλών (Λέξη σύνολα στην στήλη Β)

Στήλες

• Α: α/α

• Β: ΚΩΔ. ΜΙΣΘ.

• C: Δομή ( σε περίπτωση που δεν υπάρχει το πεδίο, θα πρέπει να δημιουργηθεί )

• D: ΕΠΩΝΥΜΟ

• E: ΟΝΟΜΑ

• F: ΒΡΑΔΥ ΚΑΘΗΜΕΡΙΝΗΣ ΩΡΑΡΙΟ 22:00-06:00

• G: ΚΥΡΙΑΚΕΣ/ΑΡΓΙΕΣ ΩΡΑΡΙΟ 24:00-23:59

Παράδειγμα μορφοποιημένου αρχείου Εξαιρέσιμων:

Συμβουλές για την δημιουργία του αρχείου xls

Επειδή η μορφοποίηση του xls μπορεί να περιέχει διάφορες δυσκολίες έχουμε μαζέψει κάποιες χρήσιμες συμβουλές.

• Προς διευκόλυνση και επίτευξη της μη μορφοποίησης του αρχείου Δημιουργούμε ένα νέο αρχείο

• Αντιγράφουμε τα δεδομένα του αρχείου υπερωριών στο νέο αρχείο με επιλογή Ειδική επικόλληση μόνο Τιμές.

• Το αρχείο θα πρέπει να περιλαμβάνει τον κωδικό μητρώου (ΚΩΔ. ΜΙΣΘ.).

  • Είναι το πεδίο διασύνδεσης με το Μητρώο και είναι υποχρεωτικό. (αν κάποιος εργαζόμενος δεν έχει κωδικό να περαστεί κάποιος στο σύστημα)

  • Θα πρέπει να είναι στην μορφή που απεικονίζεται στο Μητρώο. (αν έχει και όσα μηδενικά έχει μπροστά στο Μητρώο θα πρέπει τα ίδια να έχει και στο αρχείο. π.χ. Μητρώο : 0025639 Αρχείο : 25639 θα ήταν Λάθος. Πρέπει Μητρώο : 0025639 Αρχείο 0025639.)

• Το αρχείο θα πρέπει να είναι της μορφής .xls (επιλογή αποθήκευσης: Βιβλίο εργασίας του excel 97-2003 (*.xls)) 

• Στο αρχείο δεν θα πρέπει να υπάρχουν φόρμουλες (πχ. SUM(XX99:ΥΥ99)) ή πράξεις (π.χ.=1+2+1) στα κελιά.

• Στα κελιά που δεν έχουν ώρες θα πρέπει να συμπληρωθεί το 0.  

• Πολύ προσοχή αν αντιγράφετε δεδομένα από ένα xls σε ενα άλλο. Μπορεί να υπάρχουν κρυφές μορφοποιήσεις που να μεταφέρονται αυτόματα. Γιαυτό πάντα επιλέγουμε να κανουμε αντιγραφή Μόνο τιμές.