...
Πατώντας πάνω στο μολυβάκι μπορούμε να επεξεργαστούμε μια εγγραφή.
1.1.4.
...
Διαδικασίες
Ο Οργανισμός μπορεί για κάθε θέμα εγγράφου να καθορίσει μία default διαδικασία η οποία ακολουθείται στον χειρισμό του εγγράφου. Φυσικά για κάθε έγγραφο μπορεί να αλλάξει την προτεινόμενη διαδικασία ή μπορεί να χρησιμοποιήσει την διαδικασία «Ακαθόριστο» οπότε ο χειρισμός γίνεται με την χρέωση και την κοινοποίηση των εγγράφων και τις πάγιες διαδικασίες του οργανισμού.
...
Για κάθε διαδικασία μπορεί να ορισθούνσαν ορισθούν σαν αποδέκτες όλοι οι εργαζόμενοι (π.χ. μία εγκύκλιος), μπορεί να οριστεί υπεύθυνος της διαδικασίας, τα συνημμένα που πρέπει να συνοδεύουν το έγγραφο. Μπορεί να οριστεί ότι το έγγραφο θα ακολουθήσει τυποποιημένη ιεραρχική πορεία μέχρι ένα επίπεδο κλπ. Για κάθε διαδικασία υπάρχει δυνατότητα καταχώρησης , τροποποίησης , διαγραφής. Παρέχεται η δυνατότητα καταγραφής των βημάτων που θα ακολουθήσει το έγγραφο όπως παρουσιάζεται στην σχετική εικόνα παρακάτω.
...
1.1.5.
...
Θεματολόγιο
Στην επιλογή αυτή καταχωρείται καταχωρείται είτε το ισχύον θεματολόγιο είτε θεματολόγιο των εγγράφων σύμφωνα με τις ανάγκες κάθε οργανισμού. Σε οργανισμούς που υπάρχει θεσπισμένο θεματολόγιο σε μορφή Φακέλων, καταχωρείται το λεκτικό των τίτλων των φακέλων και αντίστοιχα στην «Οργάνωση» καταχωρείται η δομή του αρχείου με αριθμούς φακέλων και τίτλους.
...
Για κάθε θέμα του θεματολογίου μπορεί να οριστεί default διαδικασία χειρισμού και πρωτόκολλο το οποίο προτείνεται σαν default για τα έγγραφα αυτού του θέματος.
1.1.6.
...
Οργανόγραμμα
Η δημιουργία και διαχείριση δομών (διευθύνσεις-τμήματα-γραφεία) ενός οργανισμού, καθώς και των ατόμων που το αποτελούν πραγματοποιείται από το πεδίο Οργανόγραμμα.
...
Στο δεξί μέρος της οθόνης εμφανίζονται αναλυτικά οι εγγραφές του οργανογράμματος, ενώ στο αριστερό πραγματοποιούμε νέα καταχώρηση.
Συμπληρώνουμε τα υποχρεωτικά πεδία της φόρμας στο αριστερό μέρος της σελίδας.
Ιεραρχία: Με την ιεραρχία ορίζουμε την θέση που θέλουμε να έχει στο οργανόγραμμα.
Ονομασία: Το όνομα της δομής.
Υπεύθυνος: Ορίζουμε τον επικεφαλής του τμήματος.
Αρμοδιότητα: Το ρόλο που κατέχει στον οργανισμό.
...
Ολοκληρώνουμε την εγγραφή πατώντας Καταχώρηση.
Κλικάροντας πάνω σε μία υπάρχουσα εγγραφή έχουμε την δυνατότητα να την επεξεργαστούμε εκ νέου.
...
Για να ολοκληρώσουμε την μεταβολή κάνουμε Καταχώρηση.
1.1.7.
...
Πιν.
...
Οργανογράμματος
Με τους πίνακες οργανογράμματος παρέχεται η δυνατότητα ένας οργανισμός να ορίσει ομάδες παραληπτών εγγράφων μέσα τον οργανισμό, ώστε η διαβίβαση να μην απαιτεί την καταγραφή πολλών παραληπτών εντός του οργανισμού. Π.Χ. όλοι οι υπάλληλοι της Οικονομικής διαχείρισης, Όλοι οι Διευθυντές , όλοι οι Πολιτικοί Υπάλληλοι, όλοι οι Στρατιωτικοί.
...
Η διαδικασία είναι παρόμοια με τους Πίνακες Αποδεκτών 1.1.2.
Η δημιουργία ομάδας χρηστών πραγματοποιείται από το πεδίο Πίνακες. Η νέα σελίδα που εμφανίζεται είναι η παρακάτω:
...
Αφού συμπληρώσουμε το όνομα του πίνακα κάνουμε Εισαγωγή.
Στην συνέχεια κάνουμε την αντιστοίχιση που θέλουμε ανάμεσα στα πεδία Οργανόγραμμα-Πίνακες
...
Επιλέγουμε Καταχώρηση για να ολοκληρωθεί η διαδικασία.
Με το μολυβάκι υπάρχει η δυνατότητα επεξεργασίας της εγγραφής (μεταβολής ή διαγραφής της εγγραφής.)
1.1.8.
...
Οργάνωση
Στον πίνακα Οργάνωση καταγράφονται σε Ιεραρχική Δομή οι χώροι ή φάκελοι ή ονομασίες που χαρακτηρίζουν την θέση αποθήκευσης των ηλεκτρονικών ή έγχαρτων έντυπων εγγράφων.
...
Παράδειγμα καταχώρησης Φακέλου.
Έστω ότι θέλουμε να καταχωρήσουμε φάκελο Λογιστήριο που ανήκει στο τμήμα Οικονομικά.
Η Η διαδικασία καταχώρησης φακέλου που ακολουθούμε είναι η εξής:
Πατάμε το πλήκτρο Κενή Φόρμα
Στο πεδίο Ιεραρχία επιλέγουμε σε ποια δομή/τμήμα/διεύθυνση ανήκει ο φάκελος.
Στην Ονομασία Φακέλου συμπληρώνουμε το όνομα του νέου φακέλου.
Ολοκληρώνουμε την διαδικασία πατώντας Καταχώρηση.
...
Βλέπουμε ότι δημιουργήθηκε ο νέος φάκελος Λογιστήριο ο οποίος τοποθετήθηκε κάτω από το τμήμα Οικονομικά.
...
1.1.9.
...
Πρωτόκολλα
Στο πεδίο Πρωτόκολλο γίνεται η καταχώρηση ή μεταβολή ειδών πρωτοκόλλων στο σύστημα.
...
Συμπληρώνουμε τα πεδία Όνομα και Αριθμός και στην συνέχεια κάνουμε Καταχώρηση.
Με το
Το πλήκτρο
Η
...
Πατώντας το μολυβάκι δίνεται η δυνατότητα μεταβολής της εγγραφής.
Πατώντας το πλήκτρο Διαγραφή διαγράφεται η εγγραφή.
Πατώντας Εκτύπωση δίνεται η δυνατότητα στο χρήστη να εκτυπώσει το επιλεγμένο πρωτόκολλο.
Βλέπουμε ότι οι κατηγορίες που υπάρχουν στο πεδίο Πρωτόκολλα, εμφανίζονται στην αρχική σελίδα και στο πεδίο Επιλογές Χρήστη προς επεξεργασία από τον χειριστή.
...
1.1.10.
...
Ιστορικό Πρόσβασης
Το Ιστορικό Ιστορικό Πρόσβασης εμφανίζει τις μεταβολές/αλλαγές που πραγματοποιεί ο χρήστης στο κάθε πρωτόκολλο.
Συμπληρώνουμε τα πεδία Χρήστες, Ημερομηνία Από/Έως και πατάμε Αναζήτηση.
...
Το πεδίο εμφανίζει αναλυτικά αποτελέσματα από το ιστορικό πρόσβασης, τις μεταβολές που πραγματοποιήθηκαν από τον χρήστη, καθώς και το είδος της επεξεργασίας.
1.1.2. Η πρωτοκόλληση των εγγράφων
...
Εάν ο χρήστης έχει επιλέξει να παρουσιάζονται ΟΛΑ τα πεδία της οθόνης πρωτοκόλλου (στην επιλογή «Επιλογές Χρήστη»), τότε για τα εισερχόμενα Εισερχόμενα έγγραφα παρουσιάζεται η παρακάτω οθόνη. Παρακάτω αναλύονται όλα τα πεδία , buttons και λίστες της οθόνης αυτής.
1η Γραμμή. Button «Εισερχόμενο»Εισερχόμενο, «Εξερχόμενο»Εξερχόμενο, «Εσωτερικό» Εσωτερικό
Η επιλογή αυτή καθορίζει το είδος του εγγράφου σε σχέση με τον εκδότη ή τον αποδεκτη αποδέκτη του εγγράφου. Πολλά πεδία, τίτλοι , edit box αλλάζουν ανάλογα με το είδος του εγγράφου.
Στην οθόνη «Επιλογές Χρήστη» μπορεί ο χρήστης να καθορίσει ποιο είδος εγγράφου θα παρουσιάζεται στην φόρμα σαν προεπιλεγμένο.
2η Γραμμή. Button «ΗμΗμ. Πρωτοκόλλου» Πρωτοκόλλου
Η ημερομηνία αυτή είναι η ημερομηνία πρωτοκόλλησης του εγγράφου. Το σύστημα προτείνει την παρούσα αλλά παρέχεται η δυνατότητα αλλαγής της. Η χρήση παρελθούσας ημερομηνίας δεν αλλάζει τον αριθμό πρωτοκόλλου. Αποτελεί ευθύνη του χρήστη η τήρηση της συνέπειας του πρωτοκόλλου.
List Box «Πρωτοκόλλο» Πρωτόκολλο
Παρουσιάζονται τα πρωτόκολλα τα οποία τηρεί ο οργανισμός και μπορεί να είναι πολλά. Κάθε πρωτόκολλο έχει την δική του αρίθμηση. Στην οθόνη «Επιλογές Χρήστη» μπορεί ο χρήστης να καθορίσει ποιο πρωτόκολλο θα παρουσιάζεται στην φόρμα σαν προεπιλεγμένο άλλως ορίζεται το «Κοινό».
Edit «ΑριθΑριθ. Πρωτοκ.»
Είναι ο αυξων αύξοντας αριθμός του εγγράφου μέσα στο πρωτόκολλο που επέλεξε.
Ο αριθμός που παρουσιάζεται δεξιά, είναι ο αριθμός που θα πάρει το επόμενο έγγραφο.
Button «Ίδιος»
Επιλέγοντας αυτό το checkbox δίδεται Ίδιος
Τσεκάροντας αυτήν την επιλογή δίνεται αριθμός πρωτοκόλλου ίδιος με τον επιλεγμένο αριθμό στο «ΑριθΑριθ. Πρωτοκ.»
List Box «Μητρώο»Μητρώο
Παρουσιάζονται όλα τα μητρώα που διασυνδέονται με το Document Management όπως Προμηθευτές , Πελάτες, Μισθοδοτούμενοι, Ενοικιαστές , Δανειολήπτες κλπ.
Button «Αναζήτηση»Αναζήτηση
Αφού γίνει επιλογή του Μητρώου, γίνεται αναζήτηση του ατόμου μέσα στο Μητρώο ώστε να διασυνδεθεί το έγγραφο με το συγκεκριμένο άτομο ώστε όλα τα έγγραφα που αφορούν κάποιον π.χ. Δανειολήπτη να διασυνδέονται με αυτόν και να παρουσιάζονται στην σχετική καρτέλλα καρτέλα του.
Edit «ΣτοιχείαΣτοιχεία-Ονομασία.»
Για να είναι γρήγορη η αναζήτηση στο Μητρώο που έχει επιλεγεί παρέχεται η δυνατότητα στον χρήστη να γράψει μέρος του ονοματεπώνυμου στην θέση αυτή ώστε να παρουσιαστούν μόνο λίγοι και όχι όλοι που είναι γραμμένοι στο Μητρώο.
3η Γραμμή. Button «ΗμΗμ. Εγγράφου» Εγγράφου
Είναι η ημερομηνία που φέρει το εισερχόμενο έγγραφο και είναι προγενέστερη ή ίδια της ημ. Πρωτοκόλλου.
Edit «ΑριθΑριθ. Φακ. Εκδότη.»
Καταγράφεται ο αριθ, Φακέλλου . Φακέλου (αν υπάρχει) του εισερχομένου εγγράφου.
Edit «αα αα Φακ. Εκδότη.»
Καταγράφεται ο αα στον αριθ. Φακέλλου Φακέλου (αν υπάρχει) του εισερχομένου εγγράφου.
Edit «ΑριθΑριθ. Πρωτ/λου.»
Καταγράφεται ο αριθ. Πρωτοκόλλου (αν υπάρχει) του εισερχομένου εγγράφου.
Edit «ΈκδΈκδ .Αριθ. Σχεδ. Εκδ.»
Καταγράφεται ο αριθ. Σχεδίου (αν υπάρχει) του εισερχομένου εγγράφου.
Edit «ΑρΑρ. Συν.»
Καταγράφεται ο αριθ. Συνημμένων του εισερχομένου εγγράφου.
Edit «ΤαχΤαχ. Φάκελος.»
Καταγράφεται ο αριθ. Ταχυδρομικού Φακέλλου Φακέλου (αν υπάρχει) του εισερχομένου εγγράφου.
4η Γραμμή. Button «Εκδότες Εκδότες +»
Οι εκδότες των εισερχομένων εγγράφων αντλούνται από τους Αποδέκτες.
Αν δεν είναι καταγεγραμμένος κάποιος Εκδότης καταγράφεται πατώντας το «[+»]
Button «Παρουσίαση»Παρουσίαση
Ορίζοντας κάποιον αριθμό Πρωτοκόλλου στο πεδίο «Αριθ. Πρωτοκ» και πατώντας το button «Παρουσίαση» , παρουσιάζονται όλλα όλα τα στοιχεία του εγγράφου στην φόρμα Πρωτοκόλλησης.Button «Αναζήτηση Πρωτοκόλλου»
Η Αναζήτηση Πρωτοκόλλου
Η επιλογή αυτή εμφανίζει μία οθόνη στην οποία παρουσιάζονται τα ΜΟΝΟ τα 200 πιο πρόσφατα έγγραφα που πρωτοκολλήθηκαν για λόγους ταχύτητας. Ο χρήστης μπορεί να καθορίσει τί ακριβώς ψάχνει με βάσει οκτώ(8) κριτήρια αναζήτησης.
...
Αναζήτηση Αρχείου
Η αναζήτηση αρχείου σχετίζεται κατά βάση με το ηλεκτρονικό αρχείο ή αρχεία που καταχωρούνται στο σύστημα.
Παρουσιάζεται η παρακάτω οθόνη η οποία παρέχει δυνατότητα αναζήτησης και φάκελλο φάκελο καταχώρησης και με λέξεις περιεχομένου. Παρέχεται δυνατότητα παρουσίασης του εγγράφου προς ανάγνωση.
...
Button «Διαβίβαση Διαβίβαση με email» email
Ένα έγγραφο , με όλα τα συνημμένα του διαβιβάζεται ηλεκτρονικά, με εμαιλemail, στους παρακάτω:
Στους στους αποδέκτες προς ενέργεια,
στους αποδέκτες για εξερχόμενο και εσωτερικό έγγραφο
και στην εσωτερική Διανομή.
Button «ΙστΙστ. Διεκπεραίωσης»Διεκπεραίωσης
Το ιστορικό Διεκπεραίωσης του πρωτοκόλλου με όλα τα συνημμένα παρουσιάζεται για κάθε πρωτόκολλο όπως στον παρακάτω πίνακα. Βασικό Βασικό στοιχείο αποτελεί η καταγραφή του σωστού email στους Αποδέκτες και στο Οργανόγραμμα.
Για όσα έγγραφα καταγράφονται εργαζόμενοι του οργανισμού σαν όποιας κατηγορίας αποδέκτες, τα έγγραφα αυτά παρουσιάζονται στην επιλογή «Τα έγγραφά μου» άσχετα αν έχουν σταλεί με εμαιλ email σε αυτούς.
...
5η Γραμμή. Θεματολόγιο
Edit «Θεματολόγιο»
Είναι το θεματολόγιο που κατατάσσεται κάθε έγγραφο. Συνήθως ταυτίζεται με τον αριθμό φακέλου. ΔΕΝ δίνεται εδώ περιγραφή του περιεχομένου από τον χρήστη. Εξατομίκευση του περιεχομένου δίνεται στο πεδίο «Θέμα» παρακάτω.
...
Η Διαδικασία ορίζεται για κάθε θεματολόγιο όπως επίσης και το Είδος του Πρωτοκόλλου. Η αλλαγή της Διαδικασίας και του είδους πρωτοκόλλου γίνεται από την επιλογή «Θαματολόγιο» «Θεματολόγιο» (τελευταία γραμμή της οθόνης).
...
Button «Πορεία»
Το button λειτουργεί Πορεία
Η επιλογή Πορεία λειτουργεί όταν επιλεγεί κάποιο έγγραφο και όχι κατά την διαδικασία εισαγωγής εγγράφου. Για το επιλεγμένο έγγραφο παρουσιάζεται η πορεία του εντός του οργανισμού όπως καρακάτωπαρακάτω. Σημασία έχουν οι στήλες των πληροφοριών για κάθε χρήστη.
...
Button «Συσχετισμός»
Το button Συσχετισμός
Η επιλογή Συσχετισμός λειτουργεί όταν επιλεγεί κάποιο έγγραφο και όχι κατά την διαδικασία εισαγωγής εγγράφου. Ο «Συσχετισμός» Συσχετισμός επιτρέπει την σύνδεση ενός εγγράφου με ένα ή περισσότερα έγγραφα με απλό έυκολο εύκολο τρόπο όπως παρακάτω. Όπως φαίνεται :-
Επάνω αριστερά παρουσιάζονται τα στοιχεία του εγγράφου που θέλουμε να συσχετίζουμε.
...
Επάνω δεξιά παρουσιάζονται τα συσχετισμένα έγγραφα.
Στη κάτω οθόνη παρουσιάζονται επιλογές αναζήτησης των εγγράφων που δεν είναι συσχετισμένα με το έγγραφο.
Το + συσχετίζει το έγγραφο
...
Το
...
Αποσύνδεση διαγράφει τον συσχετισμό.
...
Κενή Φόρμα
Διαγράφει το περιεχόμενο από όλα τα πεδία της φόρμας ώστε να ξεκινήσει μία άλλη διαδικασία (εισαγωγή , μεταβολή κλπ).
6η Γραμμή.
Button «Διαδικασία»Διαδικασία
Χρησιμοποιείται κατά την εισαγωγή και μεταβολή του εγγράφου. Καθορίζει την διαδικασία που ακολουθεί ένα έγγραφο.
...
7η Γραμμή.
List Box «Χρέωση Χρέωση για Ενέργεια»Ενέργεια
Για τα εισερχόμενα και εσωτερικά έγγραφα συνήθως ορίζεται ένας ή περισσότεροι εργαζόμενοι για τον χειρισμό του εγγράφου και των ενεργειών που θα πρέπει να γίνουν. Παρουσιάζεται λίστα του προσωπικού του οργανισμού και επιλέγονται ένας ή περισσότεροι εργαζόμενοι ή πίνακας αποδεκτών ή ομάδα αποδεκτών, όπως παρακάτω.
Σε όλους τους εργαζόμενους θα διαβιβαστεί με εμαιλ email το έγγραφο αλλά θα παρουσιαστεί και στα «έγγραφά μου» στον λογαριασμό τους.
...
8η Γραμμή.
Button «Καταχώρηση Καταχώρηση σε Φάκελο»Φάκελο
Κάθε έγγραφο καταχωρείται σε κάποια θέση στο αρχείο (συνήθως σε κάποιον φάκελλοφάκελο).
...
9η Γραμμή.
List Box «Εσωτερική Διανομή» Εσωτερική Διανομή
Ένα έγγραφο πιθανόν να απαιτείται να το διαβάσουν ή να λάβουν γνώση πολλοί εργαζόμενοι, χωρίς να απαιτείται να ενεργήσουν σχετικά με αυτό. Η επιλογή αυτή είναι παρόμοια με την επιλογή της «προς ενέργεια» Προς ενέργεια. Παρουσιάζεται λίστα του προσωπικού του οργανισμού και επιλέγονται ένας ή περισσότεροι εργαζόμενοι ή πίνακας αποδεκτών ή ομάδα αποδεκτών, όπως παρακάτω.
Σε όλους τους εργαζόμενους επιλεγμένους θα διαβιβαστεί με εμαιλ email το έγγραφο αλλά θα παρουσιαστεί και στα «έγγραφά μου» Τα έγγραφά μου στον λογαριασμό τους.
10η Γραμμή.
E»dit «Θέμα»Θέμα
Σε αυτό το editbox αναγράφεται πεδίο Θέμα περιγράφεται η εξατομίκευση του εγγράφου π.χ. το θεματολόγιο ενός εγγράφου είναι «Άδειες Πολιτικού Προσωπικού» και στο «θέμα» Θέμα μπορούμε να γράψουμε «Άδεια Κανονική Γεωργίου Δημητρακόπουλου».
Button «Δικαιώματα Δικαιώματα στο έγγραφο» έγγραφο
Παρέχεται δυνατότητα έγγραφο να μην είναι ορατό παρά μόνο σε ορισμένους χρήστες που ορίζονται εδώ με διάφορα δικαιώματα
11η Γραμμή.
Edit «Λέξεις Λέξεις Κλειδιά (λέξεις που χωρίζονται με κόμμα).»
Σε αυτό το editbox πεδίο παρέχεται η δυνατότητα να αναγραφούν λέξεις που χαρακτηρίζουν ένα έγγραφο ώστε να είναι άμεση η αναζήτηση και η εμφάνισή του.
12η Γραμμή.
List Box «Προτεραιότητα»Προτεραιότητα
Ορίζεται η προτεραιότητα χειρισμού ενός εγγράφου.
List Box «ΒαθΒαθ. Ασφάλειας» Ασφάλειας
Ορίζεται ο βαθμός ασφαλείας ενός εγγράφου.
List Box «Χρήση»Χρήση
Ορίζεται η χρονική ισχύς ενός εγγράφου.
Button «ΗμΗμ. Καταστροφής Εγγράφου»Εγγράφου
Ορίζεται η ημερομηνία καταστροφής ενός εγγράφου.
13η Γραμμή.
Button «ΑνΑν. στη Διαύγεια»Διαύγεια
Button «ΠαρουσΠαρουσ. Ανάρτησης»Ανάρτησης
Button «ΑναρτΑναρτ. Demo»Demo
Τα παραπάνω αφορούν την διαδικασία ανάρτησης στην διαύγεια εγγράφων, εφ’ οσον όσον προβλεφθεί από την σχετική σύμβαση χρήσης του λογισμικού σαν πλέον απαίτηση
...
Παρουσίαση επιλογών που αφορούν τα εξερχόμενα έγγραφα.
1η Γραμμή. Button «Εισερχόμενο», «Εξερχόμενο», «Εσωτερικό»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εισερχόμενο’’.
2η Γραμμή.Button «Ημ.Πρωτοκόλλου»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εισερχόμενο’’.
Button «Ημ.Πρωτοκόλλου»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εισερχόμενο’’.
List Box «Πρωτοκόλλο»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εισερχόμενο’’.
Edit «Αριθ.Πρωτοκ.»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εισερχόμενο’’.
Button «Ίδιος»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εισερχόμενο’’.
List Box «Μητρώο»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εισερχόμενο’’.
Button «Αναζήτηση»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εισερχόμενο’’.
Edit «Στοιχεία-Ονομασία.»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εισερχόμενο’’.
3η Γραμμή.
Button «Διεκπ/σης»
Αναγράφεται η ημερομηνία διαβίβασης του εξερχομένου εγγράφου
Edit «Αριθ.Φακ.Εκδότη.»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εισερχόμενο’’.
Edit «αα Φακ.Εκδότη.»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εισερχόμενο’’.
Edit «Αριθ.Πρωτ/λου.»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εισερχόμενο’’.
Edit «Έκδ.Αριθ.Σχεδ.Εκδ.»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εισερχόμενο’’.
Edit «Αρ.Συν.»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εισερχόμενο’’.
Edit «Ταχ.Φάκελος.»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εισερχόμενο’’.
4η Γραμμή.
Button «Εκδότης»
Παρουσιάζεται το Οργανόγραμμα του Οργανισμού για την επιλογή του εκδότη.
Button «Εισαγωγή»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εισερχόμενο’’.
Button «Παρουσίαση»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εισερχόμενο’’.
Button «Αναζήτηση Πρωτοκόλλου»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εισερχόμενο’’.
Button «Αναζήτηση Αρχείου»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εισερχόμενο’’.
Button «Διαβίβαση με email»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εισερχόμενο’’.
Button «Ιστ.Διεκπαιρέωσης»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εισερχόμενο’’.
5η Γραμμή.
List Box «Αποδέκτες»
Επιλέγονται αποδέκτες ή πίνακες αποδεκτών.
6η Γραμμή.
Edit «Θεματολόγιο»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εισερχόμενο’’.
Button «Πορεία»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εισερχόμενο’’.
Button «Συσχετισμός»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εισερχόμενο’’.
Button «Κενή Φόρμα»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εισερχόμενο’’.
Button «Απόρριψη»
Κανένα έγγραφο δεν διαγράφεται. Παρέχεται μόνο η δυνατότητα «απόρριψης», ήτοι ακύρωσης του αριθμού πρωτοκόλλου.
7η Γραμμή.
Button «Διαδικασία»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εισερχόμενο’’.
8η Γραμμή.
Button «Καταχώρηση σε Φάκελο»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εισερχόμενο’’.
9η Γραμμή.
List Box «Εσωτερική Διανομή»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εισερχόμενο’’.
10η Γραμμή.
Edit «Θέμα.»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εισερχόμενο’’.
Button «Δικαιώματα στο έγγραφο»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εισερχόμενο’’.
11η Γραμμή.
Edit «Λέξεις Κλειδιά(λέξεις που χωρίζονται με κόμμα).»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εισερχόμενο’’.
12η Γραμμή.
List Box «Προτερ»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εισερχόμενο’’.
List Box «Βαθ.Ασφάλειας»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εισερχόμενο’’.
List Box «Χρήση»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εισερχόμενο’’.
Button «Ημ.Καταστροφής Εγγράφου»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εισερχόμενο’’.
13η Γραμμή.
Button «Αν. στη Διαύγεια»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εισερχόμενο’’.
Button «Παρουσ.Ανάρτησης»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εισερχόμενο’’.
Button «Αναρτ.Demo»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εισερχόμενο’’.
Η ανάλυση των παρακάτω πεδίων αφορά τα εσωτερικά έγγραφα.
1η Γραμμή. Button «Εισερχόμενο», «Εξερχόμενο», «Εσωτερικό»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εισερχόμενο’’.
2η Γραμμή.Button «Ημ.Πρωτοκόλλου»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εισερχόμενο’’.
Button «Ημ.Πρωτοκόλλου»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εισερχόμενο’’.
List Box «Πρωτοκόλλο»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εισερχόμενο’’.
Edit «Αριθ.Πρωτοκ.»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εισερχόμενο’’.
Button «Ίδιος»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εισερχόμενο’’.
List Box «Μητρώο»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εισερχόμενο’’.
Button «Αναζήτηση»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εισερχόμενο’’.
Edit «Στοιχεία-Ονομασία.»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εισερχόμενο’’.
3η Γραμμή.
Button «Ημ.Εγγράφου»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εισερχόμενο’’.
Edit «Αριθ.Φακ.Εκδότη.»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εισερχόμενο’’.
Edit «αα Φακ.Εκδότη.»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εισερχόμενο’’.
Edit «Αριθ.Πρωτ/λου.»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εισερχόμενο’’.
Edit «Έκδ.Αριθ.Σχεδ.Εκδ.»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εισερχόμενο’’.
Edit «Αρ.Συν.»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εισερχόμενο’’.
Edit «Ταχ.Φάκελος.»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εισερχόμενο’’.
4η Γραμμή.
Button «Εκδότης»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εξερχόμενο’’.
Button «Εισαγωγή»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εξερχόμενο’’.
Button «Παρουσίαση»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εισερχόμενο’’.
Button «Αναζήτηση Πρωτοκόλλου»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εισερχόμενο’’.
Button «Αναζήτηση Αρχείου»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εισερχόμενο’’.
Button «Διαβίβαση με email»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εισερχόμενο’’.
Button «Ιστ.Διεκπαιρέωσης»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εισερχόμενο’’.
5η Γραμμή.
List Box «Αποδέκτες»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εξερχόμενο’’.
6η Γραμμή.
Edit «Θεματολόγιο»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εισερχόμενο’’.
Button «Πορεία»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εισερχόμενο’’.
Button «Συσχετισμός»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εισερχόμενο’’.
Button «Κενή Φόρμα»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εισερχόμενο’’.
Button «Απόρριψη»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εξερχόμενο’’.
7η Γραμμή.
Button «Διαδικασία»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εισερχόμενο’’.
8η Γραμμή.
List Box «Χρέωση για Ενέργεια»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εισερχόμενο’’.
9η Γραμμή.
Button «Καταχώρηση σε Φάκελο»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εισερχόμενο’’.
10η Γραμμή.
Edit «Θέμα.»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εισερχόμενο’’.
Button «Δικαιώματα στο έγγραφο»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εισερχόμενο’’.
11η Γραμμή.
Edit «Λέξεις Κλειδιά(λέξεις που χωρίζονται με κόμμα).»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εισερχόμενο’’.
12η Γραμμή.
List Box «Προτερ»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εισερχόμενο’’.
List Box «Βαθ.Ασφάλειας»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εισερχόμενο’’.
List Box «Χρήση»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εισερχόμενο’’.
Button «Ημ.Καταστροφής Εγγράφου»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εισερχόμενο’’.
13η Γραμμή.
Button «Αν. στη Διαύγεια»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εισερχόμενο’’.
Button «Παρουσ.Ανάρτησης»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εισερχόμενο’’.
Button «Αναρτ.Demo»
Όπως αναλύθηκε στο πεδίο ‘’Εισερχόμενο’’.
...
Οι επιλογές για κάθε Εξερχόμενο έγγραφο ισχύουν όπως αναλύθηκε στο πεδίο Εισερχόμενο.
Οι ειδικές επιλογές περιγράφονται παρακάτω.
3η Γραμμή.
Διεκπ/σης
Αναγράφεται η ημερομηνία διαβίβασης του εξερχομένου εγγράφου
4η Γραμμή.
Εκδότης
Παρουσιάζεται το Οργανόγραμμα του Οργανισμού για την επιλογή του εκδότη.
5η Γραμμή.
Αποδέκτες
Επιλέγονται αποδέκτες ή πίνακες αποδεκτών.
6η Γραμμή.
Απόρριψη
Κανένα έγγραφο δεν διαγράφεται. Παρέχεται μόνο η δυνατότητα «απόρριψης», ήτοι ακύρωσης του αριθμού πρωτοκόλλου.
Οι επιλογές για κάθε Εσωτερικό έγγραφο ισχύουν όπως αναλύθηκε στο πεδίο Εισερχόμενο.
...