...
Πατώντας πάνω στο μολυβάκι μπορούμε να επεξεργαστούμε μια εγγραφή.
1.1.4.
...
Διαδικασίες
Ο Οργανισμός μπορεί για κάθε θέμα εγγράφου να καθορίσει μία default διαδικασία η οποία ακολουθείται στον χειρισμό του εγγράφου. Φυσικά για κάθε έγγραφο μπορεί να αλλάξει την προτεινόμενη διαδικασία ή μπορεί να χρησιμοποιήσει την διαδικασία «Ακαθόριστο» οπότε ο χειρισμός γίνεται με την χρέωση και την κοινοποίηση των εγγράφων και τις πάγιες διαδικασίες του οργανισμού.
...
Για κάθε διαδικασία μπορεί να ορισθούνσαν ορισθούν σαν αποδέκτες όλοι οι εργαζόμενοι (π.χ. μία εγκύκλιος), μπορεί να οριστεί υπεύθυνος της διαδικασίας, τα συνημμένα που πρέπει να συνοδεύουν το έγγραφο. Μπορεί να οριστεί ότι το έγγραφο θα ακολουθήσει τυποποιημένη ιεραρχική πορεία μέχρι ένα επίπεδο κλπ. Για κάθε διαδικασία υπάρχει δυνατότητα καταχώρησης , τροποποίησης , διαγραφής. Παρέχεται η δυνατότητα καταγραφής των βημάτων που θα ακολουθήσει το έγγραφο όπως παρουσιάζεται στην σχετική εικόνα παρακάτω.
...
1.1.5.
...
Θεματολόγιο
Στην επιλογή αυτή καταχωρείται καταχωρείται είτε το ισχύον θεματολόγιο είτε θεματολόγιο των εγγράφων σύμφωνα με τις ανάγκες κάθε οργανισμού. Σε οργανισμούς που υπάρχει θεσπισμένο θεματολόγιο σε μορφή Φακέλων, καταχωρείται το λεκτικό των τίτλων των φακέλων και αντίστοιχα στην «Οργάνωση» καταχωρείται η δομή του αρχείου με αριθμούς φακέλων και τίτλους.
...
Για κάθε θέμα του θεματολογίου μπορεί να οριστεί default διαδικασία χειρισμού και πρωτόκολλο το οποίο προτείνεται σαν default για τα έγγραφα αυτού του θέματος.
1.1.6.
...
Οργανόγραμμα
Η δημιουργία και διαχείριση δομών (διευθύνσεις-τμήματα-γραφεία) ενός οργανισμού, καθώς και των ατόμων που το αποτελούν πραγματοποιείται από το πεδίο Οργανόγραμμα.
...
Στο δεξί μέρος της οθόνης εμφανίζονται αναλυτικά οι εγγραφές του οργανογράμματος, ενώ στο αριστερό πραγματοποιούμε νέα καταχώρηση.
Συμπληρώνουμε τα υποχρεωτικά πεδία της φόρμας στο αριστερό μέρος της σελίδας.
Ιεραρχία: Με την ιεραρχία ορίζουμε την θέση που θέλουμε να έχει στο οργανόγραμμα.
Ονομασία: Το όνομα της δομής.
Υπεύθυνος: Ορίζουμε τον επικεφαλής του τμήματος.
Αρμοδιότητα: Το ρόλο που κατέχει στον οργανισμό.
...
Ολοκληρώνουμε την εγγραφή πατώντας Καταχώρηση.
Κλικάροντας πάνω σε μία υπάρχουσα εγγραφή έχουμε την δυνατότητα να την επεξεργαστούμε εκ νέου.
...
Για να ολοκληρώσουμε την μεταβολή κάνουμε Καταχώρηση.
1.1.7.
...
Πιν.
...
Οργανογράμματος
Με τους πίνακες οργανογράμματος παρέχεται η δυνατότητα ένας οργανισμός να ορίσει ομάδες παραληπτών εγγράφων μέσα τον οργανισμό, ώστε η διαβίβαση να μην απαιτεί την καταγραφή πολλών παραληπτών εντός του οργανισμού. Π.Χ. όλοι οι υπάλληλοι της Οικονομικής διαχείρισης, Όλοι οι Διευθυντές , όλοι οι Πολιτικοί Υπάλληλοι, όλοι οι Στρατιωτικοί.
...
Η διαδικασία είναι παρόμοια με τους Πίνακες Αποδεκτών 1.1.2.
Η δημιουργία ομάδας χρηστών πραγματοποιείται από το πεδίο Πίνακες. Η νέα σελίδα που εμφανίζεται είναι η παρακάτω:
...
Αφού συμπληρώσουμε το όνομα του πίνακα κάνουμε Εισαγωγή.
Στην συνέχεια κάνουμε την αντιστοίχιση που θέλουμε ανάμεσα στα πεδία Οργανόγραμμα-Πίνακες
...
Επιλέγουμε Καταχώρηση για να ολοκληρωθεί η διαδικασία.
Με το μολυβάκι υπάρχει η δυνατότητα επεξεργασίας της εγγραφής (μεταβολής ή διαγραφής της εγγραφής.)
1.1.8.
...
Οργάνωση
Στον πίνακα Οργάνωση καταγράφονται σε Ιεραρχική Δομή οι χώροι ή φάκελοι ή ονομασίες που χαρακτηρίζουν την θέση αποθήκευσης των ηλεκτρονικών ή έγχαρτων έντυπων εγγράφων.
...
Παράδειγμα καταχώρησης Φακέλου.
Έστω ότι θέλουμε να καταχωρήσουμε φάκελο Λογιστήριο που ανήκει στο τμήμα Οικονομικά.
Η Η διαδικασία καταχώρησης φακέλου που ακολουθούμε είναι η εξής:
Πατάμε το πλήκτρο Κενή Φόρμα
Στο πεδίο Ιεραρχία επιλέγουμε σε ποια δομή/τμήμα/διεύθυνση ανήκει ο φάκελος.
Στην Ονομασία Φακέλου συμπληρώνουμε το όνομα του νέου φακέλου.
Ολοκληρώνουμε την διαδικασία πατώντας Καταχώρηση.
...
Βλέπουμε ότι δημιουργήθηκε ο νέος φάκελος Λογιστήριο ο οποίος τοποθετήθηκε κάτω από το τμήμα Οικονομικά.
...
1.1.9.
...
Πρωτόκολλα
Στο πεδίο Πρωτόκολλο γίνεται η καταχώρηση ή μεταβολή ειδών πρωτοκόλλων στο σύστημα.
...
Συμπληρώνουμε τα πεδία Όνομα και Αριθμός και στην συνέχεια κάνουμε Καταχώρηση.
Με το
Το πλήκτρο
Η
...
Πατώντας το μολυβάκι δίνεται η δυνατότητα μεταβολής της εγγραφής.
Πατώντας το πλήκτρο Διαγραφή διαγράφεται η εγγραφή.
Πατώντας Εκτύπωση δίνεται η δυνατότητα στο χρήστη να εκτυπώσει το επιλεγμένο πρωτόκολλο.
Βλέπουμε ότι οι κατηγορίες που υπάρχουν στο πεδίο Πρωτόκολλα, εμφανίζονται στην αρχική σελίδα και στο πεδίο Επιλογές Χρήστη προς επεξεργασία από τον χειριστή.
...
1.1.10.
...
Ιστορικό Πρόσβασης
Το Ιστορικό Ιστορικό Πρόσβασης εμφανίζει τις μεταβολές/αλλαγές που πραγματοποιεί ο χρήστης στο κάθε πρωτόκολλο.
Συμπληρώνουμε τα πεδία Χρήστες, Ημερομηνία Από/Έως και πατάμε Αναζήτηση.
...
Το πεδίο εμφανίζει αναλυτικά αποτελέσματα από το ιστορικό πρόσβασης, τις μεταβολές που πραγματοποιήθηκαν από τον χρήστη, καθώς και το είδος της επεξεργασίας.
1.2. Η πρωτοκόλληση των εγγράφων
...
Εάν ο χρήστης έχει επιλέξει να παρουσιάζονται ΟΛΑ τα πεδία της οθόνης πρωτοκόλλου (στην επιλογή «Επιλογές Χρήστη»), τότε για τα εισερχόμενα Εισερχόμενα έγγραφα παρουσιάζεται η παρακάτω οθόνη. Παρακάτω αναλύονται όλα τα πεδία , buttons και λίστες της οθόνης αυτής.
1η Γραμμή. Button «Εισερχόμενο»Εισερχόμενο, «Εξερχόμενο»Εξερχόμενο, «Εσωτερικό» Εσωτερικό
Η επιλογή αυτή καθορίζει το είδος του εγγράφου σε σχέση με τον εκδότη ή τον αποδεκτη αποδέκτη του εγγράφου. Πολλά πεδία, τίτλοι , edit box αλλάζουν ανάλογα με το είδος του εγγράφου.
Στην οθόνη «Επιλογές Χρήστη» μπορεί ο χρήστης να καθορίσει ποιο είδος εγγράφου θα παρουσιάζεται στην φόρμα σαν προεπιλεγμένο.
2η Γραμμή. Button «ΗμΗμ. Πρωτοκόλλου» Πρωτοκόλλου
Η ημερομηνία αυτή είναι η ημερομηνία πρωτοκόλλησης του εγγράφου. Το σύστημα προτείνει την παρούσα αλλά παρέχεται η δυνατότητα αλλαγής της. Η χρήση παρελθούσας ημερομηνίας δεν αλλάζει τον αριθμό πρωτοκόλλου. Αποτελεί ευθύνη του χρήστη η τήρηση της συνέπειας του πρωτοκόλλου.
List Box «Πρωτοκόλλο» Πρωτόκολλο
Παρουσιάζονται τα πρωτόκολλα τα οποία τηρεί ο οργανισμός και μπορεί να είναι πολλά. Κάθε πρωτόκολλο έχει την δική του αρίθμηση. Στην οθόνη «Επιλογές Χρήστη» μπορεί ο χρήστης να καθορίσει ποιο πρωτόκολλο θα παρουσιάζεται στην φόρμα σαν προεπιλεγμένο άλλως ορίζεται το «Κοινό».
Edit «ΑριθΑριθ. Πρωτοκ.»
Είναι ο αυξων αύξοντας αριθμός του εγγράφου μέσα στο πρωτόκολλο που επέλεξε.
Ο αριθμός που παρουσιάζεται δεξιά, είναι ο αριθμός που θα πάρει το επόμενο έγγραφο.
Button «Ίδιος»
Επιλέγοντας αυτό το checkbox δίδεται Ίδιος
Τσεκάροντας αυτήν την επιλογή δίνεται αριθμός πρωτοκόλλου ίδιος με τον επιλεγμένο αριθμό στο «ΑριθΑριθ. Πρωτοκ.»
List Box «Μητρώο»Μητρώο
Παρουσιάζονται όλα τα μητρώα που διασυνδέονται με το Document Management όπως Προμηθευτές , Πελάτες, Μισθοδοτούμενοι, Ενοικιαστές , Δανειολήπτες κλπ.
Button «Αναζήτηση»Αναζήτηση
Αφού γίνει επιλογή του Μητρώου, γίνεται αναζήτηση του ατόμου μέσα στο Μητρώο ώστε να διασυνδεθεί το έγγραφο με το συγκεκριμένο άτομο ώστε όλα τα έγγραφα που αφορούν κάποιον π.χ. Δανειολήπτη να διασυνδέονται με αυτόν και να παρουσιάζονται στην σχετική καρτέλλα του.
Edit «ΣτοιχείαΣτοιχεία-Ονομασία.»
Για να είναι γρήγορη η αναζήτηση στο Μητρώο που έχει επιλεγεί παρέχεται η δυνατότητα στον χρήστη να γράψει μέρος του ονοματεπώνυμου στην θέση αυτή ώστε να παρουσιαστούν μόνο λίγοι και όχι όλοι που είναι γραμμένοι στο Μητρώο.
...