Για να μεταβούμε στην εφαρμογή που θα μας επιτρέψει να διεκπεραιώσουμε σχέδια εξερχόμενων επιστολών αλλά και εσωτερικά σημειώματα πρέπει να πατήσουμε το κουμπί Σχέδια και αναφορές Αναφορές που βρίσκεται στο πάνω αριστερό μέρος της οθόνης,
...
Όπως παρατηρείτε τα διάφορα κελιά που εμφανίζονται είναι είτε γκρι είτε λευκά. Τα γκρι κελία κελιά συμπληρώνονται από το σύστημα και δεν απαιτείται καμιά ενέργεια από το χρήστη ενώ τα λευκά κελιά συμπληρώνονται από το χρήστη. Ξεκινώντας λοιπόν από το επάνω μέρος της οθόνης βλέπουμε τα εξής κελιά που πρέπει να συμπληρώσει ο χρήστης:
Κελί Πρωτόκολλο: Εδώ θα επιλέξουμε το είδος του πρωτοκόλλου που θέλουμε να έχει το σχέδιό μας. Αν πρόκειται για σχέδιο εξερχόμενης επιστολής τότε θα πρέπει να επιλέξουμε την επιλογή κοινό ενώ αν πρόκειται για κάποιο ειδικό πρωτόκολλο ή εσωτερικό σημείωμα θα επιλέξουμε κάποια από τις άλλες διαθέσιμες επιλογές.
Κελί Πρότυπο Έγγραφο: Σε αυτό το κελί θα βρούμε μία σειρά από αρχεία word (μορφή .docx) που μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε για να φτιάξουμε εξερχόμενες επιστολές και εσωτερικά σημειώματα. Αφού επιλέξουμε ένα πρότυπο από το μενού μπορούμε να το κατεβάσουμε πατώντας το μολύβι που βρίσκεται δίπλα ή να δούμε ποιοι έχουν οριστεί ως υπογράφοντες για το συγκεκριμένο πρότυπο. Η διαδικασία επιλογής υπογραφόντων και η υπογραφή των εγγράφων θα εξηγηθεί πιο αναλυτικά παρακάτω.
Κελί Είδος Εγγράφου: Εδώ θα επιλέξουμε Εξωτερικό εφόσον πρόκειται για σχέδιο εξερχόμενης επιστολής και Εσωτερικό εφόσον πρόκειται για εσωτερικό σημείωμα.
Κελί Έτος: Σε αυτό το κελί συμπληρώνεται το έτος δημιουργίας του εγγράφου.
Κελί Ημ. Σχεδίου: Συμπληρώνεται η ημερομηνία δημιουργίας του εγγράφου.
...
Από αυτό το σημείο και έπειτα τα πεδία διαφοροποιούνται ελαφρώς ανάλογα με το αν έχουμε επιλέξει Εξωτερικό ή Εσωτερικό στο κελί Είδος Εγγράφου. Στην περίπτωση που θα επιλέξουμε Εξωτερικό Είδος Εγγράφου θα συναντήσουμε τα εξής Κελιά:
Κελί Αποδέκτες: Πατώντας πάνω σε αυτό το κελί μπορούμε να επιλέξουμε τους αποδέκτες της εξερχόμενης επιστολής από μία λίστα αποδεκτών που έχουν ήδη καταχωρηθεί πληκτρολογώντας τα πρώτα γράμματα του ονόματος του αποδέκτη. Σε περίπτωση που ο Αποδέκτης δεν υπάρχει μπορούμε να τον προσθέσουμε επιλέγοντας το συν [+] που βρίσκεται δίπλα στη κελί. Τότε θα εμφανιστεί το παρακάτω πλαίσιο στο οποίο πρέπει κατ’ ελάχιστο να συμπληρώσετε τα κελία καλιά Όνομα και Ηλ. Διεύθυνση. Για να ολοκληρωθεί η καταχώρησης καταχώρηση θα πρέπει μετά τη συμπλήρωση των κελιών να πατήστε το κουμπί Εγγραφή Εκδότη/Αποδέκτη. Να σημειωθεί πως η συμπλήρωση του πεδίου Αποδέκτες είναι απαραίτητη για τη σωστή αποθήκευση του σχεδίου στην πλατφόρμα και τη διεκπεραίωση του.
...
Κελί Θεματολόγιο: Επιλέγουμε μία από τις διαθέσιμες επιλογές για τη συμπλήρωση του κελιού.
Κελί Διαδικασία: Επιλέγουμε μία από τις διαθέσιμες επιλογές για τη συμπλήρωση του κελιού.
Κελί Εσωτερική Διανομή: Πατώντας πάνω στο κελί Εσωτερική Διανομή θα εμφανιστεί μία λίστα με όλους του εργαζομένους του Φο.Δ.Σ.Α. από όπου μπορούμε να επιλέξουμε αυτούς στους οποίους θα κοινοποιηθεί η επιστολή. Η επιλογή του ονόματος μπορεί να γίνει ευκολά με την πληκτρολόγηση των πρώτων γραμμάτων από το όνομα που επιθυμούμε να επιλέξουμε.
Κελί Καταχώρησης Καταχώρηση σε Φάκελο: το κελί αυτό παραμένει κενό και συμπληρώνεται από το Γραφείο Πρωτοκόλλου.
Κελί λέξεις Λέξεις κλειδιά: Εδώ σημειώνουμε λέξεις που έχουν σχέση με την επιστολή και θα διευκολύνουν αργότερα την αναζήτηση της σε περίπτωση που χρειαστεί (πχ προγραμματική σύμβαση, προσφορά αναλωσίμων, βεβαίωση εγγυητικής κτλ.).
Κελί θεματολόγιο Θέμα περιγραφικά: Συμπληρώνεται με το θέμα της επιστολής. (Το θέμα να είναι όσο το δυνατόν ποιο αναλυτικό ώστε να διευκολύνει την αναζήτησή του όταν χρειαστεί πχ. «Παροχή Υποστηρικτικών Υπηρεσιών- Προγραμματική σύμβαση μεταξύ φορέα και Δήμου Λαμίας για το έτος 2020»)
...
Στην περίπτωση που θα επιλέξουμε Εσωτερικό Είδος Εγγράφου θα συναντήσουμε τα εξής Κελιά:
Κελί Αποδέκτες: Συμπληρώνεται από τη λίστα με τους εργαζομένους του Φο.Δ.Σ.Α. που είναι αποδέκτες του εσωτερικού σημειώματος
Κελί Θεματολόγιο: Συμπληρώνεται με μία από τις διαθέσιμες επιλογές από τη λίστα που υπάρχει.
Κελί Διαδικασία: Συμπληρώνεται με μία από τις διαθέσιμες επιλογές από τη λίστα που υπάρχει.
Κελί Χρέωση για Ενέργεια: Συμπληρώνεται με τους εργαζομένους στους οποίους θα χρεωθεί το εσωτερικό σημείωμα.
Κελί Εσωτερική Διανομή: Συμπληρώνεται με τους εργαζομένους που θα πρέπει να ενημερωθούν για το εσωτερικό σημείωμα.
Κελί Καταχώρηση σε Φάκελο: Παραμένει κενό και συμπληρώνεται από το Γραφείο Πρωτοκόλλου.
Κελί λέξεις Λέξεις κλειδιά: Εδώ σημειώνουμε λέξεις που έχουν σχέση με το εσωτερικό σημείωμα και θα διευκολύνουν αργότερα την αναζήτηση της σε περίπτωση που χρειαστεί.
Κελί Θεματολόγιο Θέμα περιγραφικά: Συμπληρώνεται με το θέμα του εσωτερικού σημειώματος.
...
Η δημιουργία ενός νέου σχεδίου εξερχόμενης επιστολής ή εσωτερικού σημειώματος απαιτεί την συμπλήρωση των κελιών όπως αναφέρεται παραπάνω. Μετά τη συμπλήρωση των κελιών επιλέγουμε το κουμπί Προσθήκη που βρίσκεται κάτω δεξιά για να γίνει μία πρώτη αποθήκευση του σχεδίου. Στη συνέχεια προχωράμε στην τοποθέτηση του σχεδίου που έχουμε φτιάξει σε word (μορφή .docx) στην πλατφόρμα πατώντας το κουμπί Αρχεία Σχεδίου στο κάτω αριστερό μέρος της οθόνης οπότε και θα εμφανιστεί το παρακάτω παράθυρο:
...
Πατάμε το κουμπί Επιλογή Αρχείων αρχείων και επιλέγουμε από τον Η/Υ μας το αρχείο που θέλουμε να ανεβάσουμε. Στη συνέχεια πατάμε το κουμπί Κύριο Έγγραφο για να δηλώσουμε πως το αρχείο που θέλουμε να ανεβάσουμε είναι το κύριο έγγραφο για αυτό το πρωτόκολλο και επιλέγουμε αποθήκευση. Αν θέλουμε να ανεβάσουμε και άλλα αρχεία ως συνημμένα στο κύριο έγγραφο τότε πατάμε ξανά το κουμπί Αρχεία Σχεδίου και με το κουμπί Επιλογή Αρχείων αρχείων ανεβάζουμε τα αρχεία που θέλουμε χωρίς όμως να επιλέξουμε τώρα το κουμπί Κύριο Έγγραφο. Σημειώστε πως ανεξάρτητα από την ύπαρξη ή μη συνημμένων πρέπει πάντα να δηλώνουμε ένα κύριο έγγραφο. Η μη δήλωση κύριου εγγράφου θα οδηγήσει σε σφάλμα. Μετά την αποθήκευση των αρχείων έχουμε τη δυνατότητα να τα δούμε πατώντας το κουμπί Αρχεία Σχεδίου όπου τώρα θα δούμε την εξής οθόνη:
...